Tiiminhallintasovellukset ovat erinomaisia pitämään kaikki tiimin jäsenet samalla sivulla organisaation suhteen. Asanan avulla johtajat voivat jakaa tehtäviä tehokkaasti ja lisätä vierailevia jäseniä tukiryhmiin tarjotakseen lisätyövoimaa tärkeisiin projekteihinsa.
Johdatpa tiimiä tai olet vain jäsen, kerromme sinulle kaiken projektinhallinnan hallitsemisesta ja kuinka voit lisätä vieraita organisaatioosi tai tiimiisi Asanassa. Lue lisää saadaksesi lisätietoja.
Vieraiden lisääminen Asanassa
Asana antaa yrityksille mahdollisuuden lisätä uusia jäseniä, vaikka niillä ei olisi sähköpostiverkkotunnusta. Tämä ominaisuus on kätevä lisättäessä uusia yhteiskäyttäjiä tiettyihin tehtäviin tai lisättäessä asiakkaita seuraamaan edistymistäsi. Vierastilan avulla kuka tahansa, jolla ei ole sähköpostiosoitetta, jolla on organisaation verkkotunnus, voi tulla organisaation vieraaksi.
Asanassa olevien organisaatioiden järjestelmänvalvojat ovat henkilöitä, joilla on oikeus kutsua ja lisätä vieraita. He voivat päättää, kuka voi lisätä uusia jäseniä valitsemalla, voivatko vain järjestelmänvalvojat, organisaation jäsenet vai kaikki kutsua uusia ihmisiä tiimiin.
Voit kutsua vieraita hallintakonsolista seuraavasti:
- Avaa Asana ja napsauta "Jäsenet" -painiketta oikeassa yläkulmassa.
- Napauta "Kutsu jäseniä" -painiketta.
- Kirjoita kutsuttavan henkilön sähköpostiosoite.
- Valitse avattavasta valikosta projekti, johon haluat liittää ne.
- Vahvista napsauttamalla "Lähetä".
Tässä on vaiheet jonkun kutsumiseksi projektiin:
- Avaa Asana ja projekti, johon haluat kutsua uusia vieraita.
- Napsauta "Jäsenet" -kuvaketta ja se avaa "Jaa projekti" -ikkunan.
- Voit kutsua uusia tiimin jäseniä tai vieraita kirjoittamalla heidän nimensä tai sähköpostiosoitteensa.
Kuinka kutsua ihmisiä organisaatioosi
Helpoin tapa kutsua uusia jäseniä tai vieraita projekteihisi on lähettää heille jaettava kutsulinkki. Asana-käyttäjät voivat jakaa nämä linkit monilla kanavilla, kuten Slack, Microsoft Teams, sähköpostitse tai jopa tekstiviestillä. Jaettavat linkit sopivat erinomaisesti uusien jäsenten kutsumiseen ja sähköpostit vieraille.
Jos haluat kutsua jonkun projektiin, sinun on tehtävä seuraava:
- Avaa Asana.
- Etsi vasemmasta sivupalkista projekti, jonka haluat jakaa.
- Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa "Jaa" -painiketta.
- Valitse, haluatko kutsua jonkun sähköpostitse vai jaettavan linkin kautta.
- Kopioi linkki jakaaksesi projektin.
Jos haluat kutsua jonkun tiimiin, voit tehdä sen seuraavasti:
- Avaa Asana.
- Napsauta joukkueesi nimeä.
- Napauta "Kutsu" -painiketta.
- Päätä ponnahdusikkunassa, haluatko kutsua jäseniä sähköpostitse vai linkin kautta.
Muita usein kysyttyjä kysymyksiä
Voitko pitää projektit ja tehtävät yksityisinä Asanassa?
Kyllä, sinulla on täysi määräysvalta kaikista projekteistasi Asanassa ja voit päättää niiden tilan. Lupien hallinnan avulla voit pitää silmällä jokaista tietoa ja sen näkyvyyttä organisaation jäsenille. Jokainen voi päättää, haluaako hän jakaa jotain vain tiiminsä ja yhteistyökumppaneidensa vai kaikkien muiden organisaatiossa olevien kanssa.
Jos tehtävät ovat osa yksityistä projektia, niiden näkyvyys rajoittuu vain suoraan projektin ja sen tehtävien parissa työskenteleviin yhteistyökumppaneisiin. Jokainen yhteiskäyttäjä näkee tehtävänsä tai alitehtävänsä, mutta he eivät voi käyttää muiden ihmisten tehtäviä, vaikka he olisivat samassa organisaatiossa.
Joskus, kun haluat tietyn tiedon pysyvän muutaman tiimin jäsenen keskuudessa, voit merkitä nämä projektit yksityisiksi tai jopa vain kommentoitaviksi. Kun olet määrittänyt tehtäväsi julkisiksi, ne ovat kaikkien organisaatiosi tai tiimisi käytettävissä.
Kun päätät muuttaa projektisi yksityisyyttä, sinun on tehtävä tämä:
• Napsauta "+" oikeassa yläkulmassa.
• Siellä näet kaikki tiimisi jäsenet ja vieraat, ja yläpuolella näet "Tee yksityiseksi".
• Kun napsautat "Tee yksityiseksi", projektisi tulee vain tiimin jäsenten saataville.
Vaihtoehtoisesti, jos haluat muuttaa tehtävän tilan yksityiseksi, sinun on tehtävä seuraava:
• Avaa tehtävä Asanassa.
• Napsauta "Tee yksityiseksi" oikeassa yläkulmassa.
• Tällä tavalla tehtävä on yksityinen vain sinulle ja muille yhteiskäyttäjille.
• Poista kaikki yhteiskäyttäjät sivun alareunasta, jos haluat pitää tämän tehtävän yksityisenä.
Voitko lisätä sekä jäseniä että vieraita samaan projektiin?
Voit todellakin lisätä sekä jäseniä että vieraita samaan projektiin. Kun he ovat samassa tiimissä, he voivat nähdä toistensa nimet ja olla enemmän vuorovaikutuksessa. Jos kaksi vierasta näkevät toisensa tällä hetkellä "yksityisenä käyttäjänä", se tarkoittaa, että he eivät työskentele samassa projektissa tai eivät ole samassa tiimissä. Kun heidät on määrätty samaan projektiin, heidän nimensä tulevat näkyviin.
Jäsenet voivat kutsua vieraita organisaatioon, mutta järjestelmänvalvojat tekevät lopulliset päätökset. Tietenkin jäsen voi lisätä vieraita vain projekteihin, joiden parissa he työskentelevät, ja järjestelmänvalvoja voi lisätä heidät kaikkiin aktiivisiin ja piilotettuihin projekteihin.
Voiko Asanassa olla useita valtuutettuja?
Tällä hetkellä Asanassa ei ole mahdollista käyttää useita valtuutettuja. Vain yksi henkilö voidaan määrätä yhteen tehtävään, koska hän on vastuussa sen suorittamisesta.
Yksi tapa jakaa tehtävä eri ihmisten kesken on lisätä yksi tai useampi alitehtävä, johon voit helposti yhdistää useampia yhteiskäyttäjiä. Toinen tapa on käyttää "Assign Copies" -vaihtoehtoa ja saada useampia ihmisiä työskentelemään saman tehtävän kopioiden parissa.
Integroituuko Asana Teamsin kanssa?
Asana ja Microsoft Teams ovat luoneet yhdessä onnistuneen tiiminhallintatyökalun. Käyttämällä Asana for Microsoft Teams -ohjelmaa tiimit voivat työskennellä yhdessä tehokkaammin. Tässä integraatiossa voit käyttää Teamsia keskusteluun yhteistyökumppaneiden kanssa ja Asanan avulla tehtävien jakamiseen.
Tässä on mitä integraatio mahdollistaa:
• Seuraa Asanan tehtäviä, projekteja ja päivityksiä Teamsissa.
• Käytä Teamsia projektien etsimiseen Asanassa.
• Luo mukautettuja ilmoituksia, jotka toimivat molemmilla alustoilla.
• Mukauta kaikkia ilmoitusasetuksiasi.
• Käytä kaikkia Microsoft Office -tiedostoja ja liitä ne Asana-projekteihin ja tehtäviin.
• Tallenna OneDriveen kaikki tärkeät tiedot Asana-tehtäviä ja projekteja varten.
Mitä vieraat voivat tehdä Asanassa?
Vierailla ei voi olla samaa käyttöoikeustasoa kuin organisaation jäsenillä. Lisäksi he voivat nähdä vain tiedot tai tiedostot, jotka on erityisesti jaettu heidän kanssaan tai ryhmässä, johon he kuuluvat. Vieraat näkevät tehtävät, projektit ja julkiset projektit, jotka on jaettu heidän kanssaan, mutta heillä ei ole muokkausoikeutta niitä.
Maksullisia ominaisuuksia on saatavilla, mutta kun on kyse mukautettujen kenttien luomisesta, muokkaamisesta tai jopa poistamisesta, se on mahdotonta, jos olet vieraana Asanassa.
Vierailla on seuraavat käyttöoikeudet:
• Vieraat eivät voi liittyä ryhmän jäseniksi
• Vieraat eivät voi liittyä ryhmän jäseniksi vaihtamatta sähköpostiosoitettaan
• Vieraat eivät voi selata muita ryhmiä tai käyttää organisaation eri ryhmiä
Mitä vieraana oleminen organisaatiossa tarkoittaa?
Vieraat ovat käyttäjiä, joilla ei ole yrityksen virallista sähköpostitiliä. He saavat kutsun auttamaan tiimiä yhdessä tai useammassa käynnissä olevassa projektissa. Vieras-tilan avulla voit kommunikoida asiakkaiden, asiakkaiden tai kenen tahansa muun projektin parissa työskentelevän kanssa. Organisaation sisällä voit kuitenkin nähdä vain sen, mitä muut ovat jakaneet kanssasi.
Asanassa vieraat voivat lisätä tai muokata arvoja projektin tai tehtävän sisällä, mutta he eivät voi poistaa niitä tai luoda uusia. Lisäksi heillä on pääsy kaikkiin premium-ominaisuuksiin, joita sallit heidän käyttää, paitsi mukautettujen kenttien hallintaan.
Voivatko vieraat nähdä toisensa?
Vieraat voivat nähdä toisensa vain, jos he työskentelevät yhdessä vähintään yhden projektin parissa. Muussa tapauksessa he näkevät muut "yksityisiksi käyttäjiksi". Tällä tavalla organisaatio varmistaa, että he eivät näe heidän nimeään, elleivät he työskentele yhdessä.
Mitä eroa on vierasjäsenellä ja rajoitetun pääsyn omaavalla jäsenellä?
Vieraat ja rajoitetun pääsyn jäsenet (LAM) ovat molemmat yrityksen tikkaiden alaosassa. Pohjimmiltaan LAMit ovat jo osa organisaatiota, kun taas Vieraat ovat väliaikaisia tiimin jäseniä. Tietysti, jos vieras osoittaa lahjakkuutta ja tyydyttäviä tuloksia, hänestä voi tulla LAM tai jopa jäsen.
Vaikka vieraat eivät jaa yrityksen verkkotunnusta eivätkä heitä lasketa mukaan Asana-suunnitelmaan, LAM:illa on yrityksen sähköpostiosoite ja paikkamäärä yrityksessä. Vierastila on olemassa vain organisaatioissa ja LAMeissa, jotka ovat osa sekä organisaatioita että työtiloja Asanassa.
Pysy aina raiteilla
Tiimien käsittely ei ole helppo tehtävä, mutta Asanan kaltaiset työkalut voivat auttaa hallitsemaan työtaakkaa ja luomaan toimivia tiimejä, jotka toimittavat ajallaan. Varustettu erityisellä työkalupakkilla, jonka avulla järjestelmänvalvojat voivat lisätä jäseniä, vieraita ja muuttaa tiimin jäseniä muutamalla napsautuksella, se on välttämätön työkalu mille tahansa ammattiyritykselle.
Toivottavasti olemme auttaneet sinua ymmärtämään, kuinka Asana toimii ja kuinka saat siitä kaiken irti. Lisäksi tiedät nyt, kuinka voit lisätä vieraita tiimiisi ja hallita kaikkien projektiesi näkyvyyttä.
Pidätkö Asanan käytöstä? Oletko käyttänyt sitä Microsoft Teamsin kanssa?
Kerro meille siitä lisää alla olevassa kommenttiosassa.