Sähköpostin lähettäminen voi olla monimutkainen prosessi. Jos lähetät liiketoimintaan liittyvää viestiä, sinun tulee olla mahdollisimman kunnioittava, lapsesi opettajalle lähettäminen vaatii vilpittömyyttä, perheenjäsenelle voi monessa tapauksessa olla niin rento kuin haluat.
Täydellinen sähköposti tarkoittaa, että sisältösi on lyhyt ja helppolukuinen. Ilmoittautumisesi tulee heijastaa tätä, mutta myös välittää pointtisi. Osoitatpa kiitollisuutta tai odotat vastausta, me käsittelemme ensin täydelliset ammattimaiset sähköpostiviestit.
Ammattimaiset sähköpostit
Kuten aiemmin todettiin, sähköpostiisi lisäämäsi kirjautumistyypit vaihtelevat sen mukaan, kenelle lähetät sen. On tärkeää pitää yleisösi mielessä, kun lähetät kaikenlaista kirjallista viestintää. Joten ilman pitkiä puheita tässä on joitain allekirjoituksia, jotka voit sisällyttää ammattimaisiin sähköposteihisi.
"Odotan kuulevani sinusta pian!"
Tämäntyyppinen sähköpostin kirjautuminen ilmoittaa vastaanottajalle, että odotat vastausta. Olipa kyseessä ansioluettelo tai myyntipuhe, toisen henkilön on vain kohteliasta vastata, ja tämän sisällyttäminen sähköpostiisi kertoo, että odotat vastausta. Voit muuttaa sen sanomalla "Odotan myös mahdollisuutta keskustella kanssasi lisää".
“Arvokasta aikaasi arvostetaan suuresti”
Jos vastaanottajasi on töissä, hänellä ei todennäköisesti ole paljon aikaa ja hän saa paljon sähköposteja. Tämän allekirjoituksen sisällyttäminen on yksi tapa ilmaista aitoa kiitollisuutta, joka edellyttää kohteliasta vastausta.
"Lämpimät terveiset!"
Lämpimät terveiset on loistava tapa lopettaa sähköposti, koska se on kohteliasta ja ammattimaista. Jotkut saattavat ajatella, että se on hieman vanhanaikainen, mutta se on yksinkertainen ja siihen pisteeseen sopiva, että se sopii täydellisesti sähköposteihin.
Vältettävät kirjautumiset
Jotkut näistä ovat hyväksyttäviä tietyissä olosuhteissa, mutta useimpia ei suositella virallisiin tai ammattimaisiin sähköpostiviesteihin.
1. Kiitos
"Kiitos" ja muunnelmat sekä tuo tangentti ("kiitos taas", "kiitos!" "kiitos niin paljon" ja niin edelleen) vaikuttavat kaikki hieman epäreilulta. Me kaikki luemme sähköposteja hieman sarkastisella äänellä, mutta jos lähetät sähköpostia pyytääksesi joltakin jotain – sen sijaan, että aidosti kiittäisit – se on hieman vastenmielistä. Välttää.
2. Ystävällisin terveisin
Vaikka sinut on ehkä opetettu lopettamaan kirje – ja siten sähköposti – aina vilpittömästi, älä vain tee sitä. Jos aloitat sähköpostisi sanalla "Rakas", voit lopettaa sanan "vilpittömästi", mutta muuten vältä - jopa joissakin virallisissa hakemuksissa.
3. … pian
"Puhu pian", "puhu sinulle pian" tai jopa "pian" – lainaamalla mitä tahansa "pian" sitoudut yleensä puhumaan kyseisen henkilön kanssa uudelleen. Hienoa, jos aiot lähettää seurantasähköpostin tai tavata jonkun henkilökohtaisesti; vähemmän hieno, jos sinulla ei ole mitään aikomusta yrittää puhua heidän kanssaan. Vaikka vastaus on satunnainen, se voi tuntua epärehelliseltä.
4. Nimesi
Sähköpostin lopettaminen kirjautumalla ulos on melko kylmää ja äkillistä. Ellei se ole viimeinen vastaus sähköpostiin, jossa olet vastannut kysymykseen ja saanut vastauksen, tämä ei välitä muuta viestiä kuin "Olen lopettanut puhumisen kanssasi". Joten on parasta välttää jättämästä vain allekirjoitustasi.
5. Nimesi
Kirjautuminen nimikirjaimilla tai ensimmäisellä alkukirjaimella on hieman ystävällisempi kuin koko nimesi kirjoittaminen, mutta se on silti yhtä äkillistä. Se jättää ihmiset myös suhteellisen hämärään siitä, kuka olet, joten sitä käytetään parhaiten vain, jos puhut jollekin, jonka tunnet jo kohtuullisen hyvin.
6. Ei mitään
Yllättäen sähköpostin lopettaminen ilman mitään on aivan hienoa, mutta et voi tehdä tätä ensimmäisessä sähköpostissasi. Lopeta aina sähköpostisi ensin, ja kun lisää sähköposteja lähetetään nopeasti peräkkäin, voit jättää muodollisuudet.
7. Kunnioittavasti
Jäykkä ja vanhentunut. Tuo tämä esiin vain, jos lähetät sähköpostia valtion virkamiehelle tai jollekin papistosta, koska "kunnioittavasti sinun" on standardi, joka on lähempänä kyseisessä tilanteessa.
8. XX [suukkoja]
Ellei kyseessä ole perheenjäsen tai läheinen ystävä, sinun ei pitäisi tehdä tätä. Jotkut satunnaiset työsuhteet pitävät tätä hyväksyttävänä, mutta todellisuudessa teet sen vain sellaisen henkilön kanssa, jonka kanssa tiedät voivasi tehdä tämän. Älä kohdista sitä kenellekään tyhjästä, se on kammottavaa.
9. Paras
Tämä vastaus on yhdessä "kaikki hyvää" ja "parhaat toiveet" kanssa suhteellisen turvallinen lopetus, jos olet kohtelias mutta epävirallinen. Mitä enemmän sanoja lisäät, esimerkiksi "parhaat toiveet" tai "kaikki hyvää", sitä muodollisemmaksi tunne tulee. Jotkut ajattelevat, että "paras" ja sen muunnelmat voivat olla liian tyhjiä, mutta suurimmaksi osaksi sen pitäisi palvella sinua hyvin.
10. Sinun
"Sinun" ja sen muunnelmat ("todella sinun", "uskollisesti" ja niin edelleen) ovat spektrin muodollisemmassa päässä. Kuten "paras", mitä enemmän sanoja lisäät, sitä muodollisemmaksi se tulee. Sanalla "sinun" on kuitenkin toinenkin monimutkaisuus: monet ihmettelevät, mitä tarkalleen tarjoat, kun sanot "sinun" ja "uskollisesti" tarkoittaa jotain uskomattoman muodollista, kuten tulevaa avioliittoehdotusta. Välttää.
11. "Ystäväsi"
Katso aiheeseen liittyvät 8 parasta yrityssovellusta iPhonessa, iPadissa ja Android 6:ssa Tieteellisesti tuettu tapa tehdä itsestäsi tuottavampiTämä voi jakaa monia ihmisiä. Se on vain hieman liian muodollinen ja sopii joillekin "vilpittömästi". Jotkut pitävät sitä kuitenkin kelvollisena, yleensä nuoremmat sukupolvet, koska ystävystymme joka tapauksessa useimpien kollegojemme kanssa. Emme suosittele "Ystäväsi" lähettämistä koskaan vanhemmalle työtoverille tai sellaiselle, joka on auktoriteettiasemassa.
12. Kiitos paljon!
Se ei ole vain epäammattimaista, vaan siitä puuttuu myös kielioppi. Vastaanottajasta riippuen tämä voi olla täysin kunnossa (jos se on esimerkiksi viimeinen sähköposti IT-tukitiimillesi sen jälkeen, kun he ovat korjanneet ongelmasi).
14. Kippis
Vain todella hyväksyttävää, jos olet britti, muuten se näyttää hieman holhoavalta. Sama voidaan sanoa myös sanalla "ta", mutta "kippis" on yleensä suositeltu vastaus, joka on myös miellyttävän rento ja - meille briteille - täysin hyväksyttävä "kiitos" ja muodollisempien sähköpostiviestien sijaan.
15. Kuten aina
Yleisesti suositeltu tapa lopettaa sähköposti on "kuten aina". Se ei ehkä ole ihanteellinen viimeistelijä ensimmäiselle yhteydenotolle, mutta se sopii erinomaisesti vastaamiseen jollekulle, jonka kanssa puhut usein sähköpostitse. Siinä ei ole odotuksia, konnotaatioita tai sävyä, johon lukea. Ilmoittaudut vain omaksesi.
Usein Kysytyt Kysymykset
Joskus täydellisellä sähköpostilla voi olla suuri vaikutus seuraavaan vaiheeseen elämässäsi. Tässä on lisää kysymyksiä sähköpostin kirjautumisesta, jotta voit lähettää täydellisiä sähköposteja.
Onko sähköpostiin kirjautuminen todella iso juttu?
Tämä kaikki riippuu kontekstista, jossa lähetät sähköpostin. Jos lähetät muistion sähköpostitse työtoverille tai muistiinpanoja luokkatoverillesi, se ei todennäköisesti ole niin iso juttu. Väärä sähköpostin kirjautuminen voi kuitenkin lähettää väärän viestin. Jos esimerkiksi lähetät "Joo, kiitos" jollekulle, joka yrittää auttaa sinua, se voi tuntua typerältä tai sarkastisesta.
Valitettavasti tekstipohjaisesta viestinnästä puuttuu konteksti, mikä tarkoittaa, että vastaanottajan on helppo saada väärä käsitys. Joten varo kuinka lukijasi suhtautuu lähettämäsi viestiin, koska kyllä, lukijasi näkee todennäköisesti kirjautumisen.
Pitäisikö minun lisätä allekirjoitus?
Ehdottomasti! Nimesi, yhteystietosi ja yrityksesi ilmoittaminen helpottaa vastaanottajan vastausta sinulle tulevaisuudessa. Puhumattakaan, allekirjoitus hyväksytään laajalti symbolina henkilöstä, joka ymmärtää sähköpostiviestinnän toimivuuden.
Älä ajattele sitä liikaa
Jos olet joskus lukenut ja lukenut uudelleen tärkeän sähköpostin ennen sen lähettämistä, tämä osio koskee sinua.
Tietysti on luonnollista pohtia, kenelle lähetät sähköpostin ja miksi. Jos se on myyntisähköposti, on parasta jättää myönteinen allekirjoitus, joka myös kannustaa vastaamaan. Jokin "Odotan innolla, että pääsen keskustelemaan kanssasi" sopii tähän ihanteellisesti. Mutta tämä lause ei toimi hyvin esimerkiksi surunvalittelusähköpostissa.
Vaikka tärkeän sähköpostin lähettäminen voi olla pelottavaa, useimmat ihmiset yleensä luvaavat sähköpostinsa eivätkä tuomitse sinua liikaa kirjautuessasi ulos.