Itsesi BCC-kopiointi on erittäin hyödyllinen asia sähköpostien seuraamisessa. Jos haluat mieluummin sähköpostin, jonka lähetit postilaatikkoosi, yleensä seurantaa varten, oman sähköpostiosoitteesi lisääminen BCC:ksi on oikea valinta. Ihmiset kuitenkin usein unohtavat tämän lähettäessään tärkeitä sähköpostiviestejä, jolloin he unohtavat seurata. Tämä voi helposti johtaa ongelmiin.
Onneksi on olemassa tapa piilottaa itsesi automaattisesti aina, kun lähetät sähköpostin, mikä on varma tapa varmistaa, että seuraat jokaista sähköpostia. Automaattisen itsepiilokopion ottaminen käyttöön ei kuitenkaan ole todella yksinkertaista. Se sisältää säännön luomisen Outlookissa.
Hallinnoi sääntöjä ja varoituksia
Automaattinen BCC ja CC ovat iso asia Outlookissa. Vaikka sinun on ladattava uusi lisäosa selainpohjaiseen sähköpostitiliisi tämän saavuttamiseksi, Microsoft Outlook antaa sinun luoda säännön. Sääntöominaisuus löytyy alta Hallinnoi sääntöjä ja varoituksia valikkovaihtoehto näytön keskimmäisessä yläosassa, kohdassa Koti -välilehden alla säännöt kuvake.
Klikkaus Hallinnoi sääntöjä ja varoituksia ja näet uuden ikkunan, jossa voit luoda uuden säännön. Klikkaus Uusi sääntö tämän ikkunan vasemmassa yläkulmassa. Näet 3 luokkaa: Pysy järjestyksessä, Pysyä ajan tasalla, ja Aloita tyhjästä säännöstä. Valitse Käytä sääntöä lähettämiini viesteihin alla Aloita tyhjästä säännöstä kategoria.
ehdot
Ohjattu säännöt -ikkunassa voit valita, mitä sähköposteja sinulle lähetetään piilokopioina. Esimerkiksi tarkistamalla tietyillä aiheissa olevilla sanoilla vaihtoehtoja, luot automaattisen piilokopiosäännön sähköposteille, joissa on mainitsemasi sanat.
Koska sinä olet se, joka lähettää sähköpostin, voit käyttää tätä älykästä vaihtoehtoa sähköpostisi automaattiseen lajitteluun. Voit lisätä sanan "Seuranta" tiettyjen sanojen luetteloon ja merkitä tällä sanalla sähköpostit, jotka tarvitsevat seurantaa.
Voit asettaa sähköposteillesi myös monia muita mielenkiintoisia ehtoja. Jos haluat, että kaikki lähettämäsi sähköpostit tallennetaan postilaatikkoosi piilokopiona, napsauta vain Seuraava, valitsematta mitään lueteltuja ruutuja.
Poikkeukset
Poikkeukset ovat pohjimmiltaan päinvastaisia kuin ehdot tässä. Kuten olet todennäköisesti arvannut, tässä hahmotat tilanteita, joissa olet Älä haluat sisällyttää itsesi BCC:ksi. Voit seurata samaa esimerkkiä ylhäältä ja käyttää paitsi jos aihe sisältää tiettyjä sanoja mahdollisuus lisätä poikkeus. Tässä esimerkissä saatat käyttää "non-follow-up" -komentoa, mutta se voi aiheuttaa sotkua ja jopa virheen, koska jatkosanat ovat jo osa ehtojasi.
Sinulla on ehkä parempi paitsi jos lähetetään ihmisille tai julkiselle ryhmälle tai paitsi jos se on määritetty johonkin luokkaan poikkeuksia.
Toiminnot
Täällä voit "ohjelmoida" toiminnot, joita tämä sääntö koskee. Toisin sanoen tässä voit valita, mitä tapahtuu sähköposteille, joille olet asettanut ehdot. Haluat varmistaa, että itse lähettämäsi sähköpostit päätyvät postilaatikkoosi, mutta täällä ei valitettavasti ole suoraa BCC-komentoautomaatiota. Tämä ei tarkoita, että et voi matkia BCC:tä.
Ensinnäkin, valitse Kopioi viesti ihmisille tai julkiselle ryhmälle ohjatun sääntötoiminnon Toiminnot-vaiheessa. Nyt, napsauta ihmisiä tai julkista ryhmää ja kirjoita sähköpostiosoitteesi. Näin varmistat, että lähettämäsi sähköposti, joka täyttää asetetut ehdot, päätyy postilaatikkoosi. Jos et halua sähköpostiosoitteesi näkyvän julkisesti lähettämissäsi sähköposteissa, tarkista Siirrä kopio määritettyyn kansiovaihtoehtoon napsauta ensimmäisessä vaiheessa Määritetty kansio linkki ja valitse postilaatikkosi.
Piilokopio postilaatikossasi
Oman sähköpostisi muokkaaminen tarpeidesi mukaan antaa sinulle valtavan edun työssäsi. Se varmistaa, että postilaatikkosi on hienosti lajiteltu ja hyvä organisointi on välttämätöntä kaikessa työssä. Tietenkin Outlookin ohjatulla sääntöjen toiminnolla on enemmän käyttötapauksia kuin vain automaattisen BCC:n määrittäminen. On kuitenkin tärkeää suunnitella asiat huolellisesti ja varmistaa, että poikkeukset ja ehdot eivät mene päällekkäin ja että ne kattavat oikeantyyppiset sähköpostit.
Hyvin tehdyt automaattiset BCC-säännöt voivat auttaa sinua paljon postilaatikon lajittelussa. Jos teet sen kuitenkin huonosti, saatat täyttää postilaatikkosi ja aiheuttaa vielä suuremman ongelman kuin se, jonka päätit ratkaista.
Käytätkö automaattista BCC:tä Outlookissa? Kuinka asensit sen? Mitä poikkeuksia ja ehtoja käytät ja mitä muita sääntöjä loit?