Jos tiimisi käyttää Smartsheetiä, tiedät jo täydellisen kojelaudan luomisen ja suunnittelun tärkeyden. Tämä intuitiivinen viestintätyökalu on ihanteellinen erityyppisen sisällön esittämiseen, jota kaikki voivat tarkastella ja muokata. Smartsheetin tarjoaman kattavan widgetivalikoiman ansiosta hallintapaneelisi voivat todella edistää tiimisi kasvua ja yrityksesi suorituskykyä.
Jokainen Smartsheetin kojelauta on periaatteessa tyhjä kangas, johon voidaan lisätä kaikentyyppistä tietoa, mukaan lukien visuaalinen sisältö, tilastot, aikajanat ja tärkeät raportit. Nämä tiedot voidaan jakaa widgetien avulla, joita voidaan lisätä, mukauttaa ja poistaa.
Kun olet valmis käyttämään hallintapaneelia, voit lisätä työtoverisi, jotta he voivat tarkastella ja muokata kaikkia antamiasi tietoja. Näin voit luoda kojelaudan, järjestää widgetejä, lisätä ihmisiä ja muokata sitä.
Voit luoda hallintapaneelin Smartsheetissä seuraavasti:
- Avaa Smartsheet.
- Napsauta "+" -kuvaketta vasemmassa sivupalkissa.
- Siirry "Luo" -sivulle.
- Valitse vaihtoehtoluettelosta "Dashboard".
- Kirjoita kojelautasi otsikko.
- Napsauta "OK".
Siinä kaikki. Olet onnistuneesti luonut hallintapaneelin Smartsheetissä. Kuitenkin, mitä sinulla on tällä hetkellä, on tyhjä lauta. Ennen kuin lisäät tiimisi jäseniä, sinun on ensin lisättävä kaikki tärkeät tiedot kojelautaan. Siksi sinun on valmisteltava kaikki tiedot, jotka esitetään kojelaudassa.
Valmistellaan tietoja
Riippumatta siitä, kuinka järjestäytyneeltä kojelautasi näyttää, jos se ei sisällä oikeita tietoja, kova työsi on turhaa. Siksi on tärkeää valmistella tiedot ennen kuin alat suunnitella kojelautaa. Joten ennen kuin aloitat, mieti muutama tekijä.
Mieti ensin kojelautasi yleistavoitetta. Haluatko kojelaudan esitellä jonkinlaisia tuloksia, kenties tiimisi yleistä suorituskykyä? Onko tavoitteesi selittää jotain tai kirjoittaa ohjeita tietylle projektille? Vai haluatko Smartsheet-hallintapaneelisi olevan paikka, josta jokainen voi löytää työhönsä tarvitsemansa resurssit?
Ota seuraavaksi huomioon yleisösi. Toisin sanoen harkitse ihmisiä, joiden kanssa aiot jakaa kojelaudan. Tämä yleisö voi koostua työtovereista, johtajista tai asiakkaista. Sinun on suunniteltava, kuinka esität tietosi yleisösi mukaisesti.
Käytä muita Smartsheet-ominaisuuksia valmistellaksesi tiedot kojelautaa varten. Voit esimerkiksi käyttää Sheet Summarya järjestääksesi kaikki tietosi ja korostaaksesi tärkeimmät tiedot. Raportit ovat toinen tapa tallentaa jokaisen projektin kaikki tärkeät osat. Lopuksi, jos haluat luoda portfolion, Roll-Up Sheets on oikea tapa edetä. Lisäksi tämäntyyppiset arkit sopivat hyvin myös korkean tason mittareihin.
Rakentaminen & Suunnittelu
Kun olet valmistellut kaikki tietosi ja luonut kojelaudan, on vihdoin aika lisätä kaikki tärkeät komponentit – widgetit. Smartsheetillä on kahdeksan tyyppistä widgetiä: otsikko, rikas teksti, metriikka, kaavio, pikakuvake, raportti, kuva ja verkkosisältö.
Aloitetaan otsikosta. Tässä on mitä sinun on tehtävä aloittaaksesi hallintapaneelin käytön:
- Avaa kojelautasi Smartsheetissä.
- Siirry hallintapaneelin oikeassa yläkulmassa olevaan kynäkuvakkeeseen.
- Napsauta "+" -kuvaketta oikeassa sivupalkissa.
- Valitse "Otsikko" widgetien luettelosta.
- Kirjoita hallintapaneelin otsikko.
- Napsauta mitä tahansa otsikon ulkopuolella tallentaaksesi sen.
Rich Text -widgetiä käytetään lisäämään kuvaus, joka kuvaa hallintapaneelisi olemuksen. Lisäät sen samalla tavalla kuin otsikon, ja se sijaitsee suoraan otsikon alla. Lisäksi sinulla on mahdollisuus muokata tekstin kokoa, fonttia ja väriä.
Jos haluat käyttää monimutkaisempia widgetejä, kuten mittaria ja raporttia, sinun on ladattava tiedosto tai tiedot. Raportti-widgetin avulla voit esittää koko raportin pienennetyssä muodossa. Näin se tehdään:
- Avaa kojelautasi.
- Napsauta kynäkuvaketta näytön oikeassa yläkulmassa.
- Valitse "+" -kuvake oikeasta sivupalkista.
- Siirry kohtaan "Raportti".
- Valitse "Lisää raportti" uudessa välilehdessä.
- Valitse projekti, jonka haluat lisätä, ja napsauta "OK".
Jos haluat lisätä Metric-widgetin, vaiheet ovat samat. Metric-widgetillä voit korostaa tietyn taulukon avainkohtia. Lisäksi jokainen widget on muokattavissa, mikä tarkoittaa, että voit sijoittaa sen minne tahansa kojelautaan. Voit myös muuttaa sen kokoa, jos haluat.
Jos haluat lisätä linkin kojelautaasi, etsimäsi widget on pikakuvake. Sen lisäksi, että voit lisätä URL-osoitteen toiseen Smartsheet-tiedostoon, voit lisätä linkin periaatteessa mihin tahansa haluamaasi. Lisäksi voit ladata tiedoston tietokoneeltasi.
Toinen hyödyllinen ominaisuus on Kuva-widget, jonka avulla voit lisätä kaikenlaista visuaalista sisältöä. Voit ladata kuvan tietokoneeltasi, Google Drivesta, OneDrivesta, Boxista ja Dropboxista.
Koska haluat kaikkien widgetien mahtuvan kojelautaan, on hyvä idea odottaa, kunnes olet lisännyt ne kaikki, ennen kuin alat muuttaa niiden kokoa. Suurenna tai pienennä sitä vain vetämällä widgetin kulmia. Varmista, että kojelautasi ei ole liian täynnä tietoa. Toinen tapa varmistaa, että kaikki näyttää järjestetyltä, on noudattaa samanlaisia värimalleja.
Nopea tapa lisätä widget, joka on samankaltainen kuin olet jo luonut, on napsauttaa "+" -kuvaketta. Siitä lähtien siirry "Kloonaa widget" -vaihtoehtoon. Voit luoda niin monta kopiota kuin tarvitset.
Kun olet vihdoin valmis hallintapaneelisi kanssa, on aika jakaa se työtovereiden kanssa. Toimi seuraavasti:
- Siirry "Jaa" -painikkeeseen hallintapaneelin oikeassa yläkulmassa.
- Lisää Kutsu yhteiskäyttäjiä -ruutuun kuka tahansa haluamasi.
- Valitse Käyttöoikeudet-kohdasta, haluatko muiden voivan muokata hallintapaneeliasi.
- Kirjoita kojelaudan aihe.
- Jos haluat, lisää viesti. Tämä osa on valinnainen.
- Päätä, haluatko ilmoittaa lisäämillesi ihmisille.
- Napsauta "Jaa hallintapaneeli".
- Valitse "Sulje". Saat kutsulinkin, jonka voit lähettää tiimisi jäsenille.
Toinen vaihtoehto on julkaista se. Valitse, onko se kaikkien saatavilla vai tarvitsevatko he kutsulinkin päästäkseen hallintapaneeliisi.
Suunnittele parhaat hallintapaneelit Smartsheetissä
Nyt tiedät kuinka luoda koontinäyttöjä Smartsheetissä. Tiedät myös kuinka lisätä widgetejä, muokata niitä ja jakaa kojelautasi tiimisi kanssa. Kun ymmärrät sen, opit pian, että voit olla todella luova kaikkien Smartsheetin mallien kanssa.
Oletko koskaan aiemmin luonut kojelautaa Smartsheetissä? Käytitkö jotain tässä oppaassa mainituista widgeteistä? Kerro meille alla olevassa kommenttiosassa.