Jos olet koskaan käsitellyt kahta erilaista Microsoft Word -tiedoston versiota, joita sinun on pitänyt verrata, tiedät, kuinka vaikeaa voi olla tehdä se manuaalisesti. Minulla on käynyt näin, kun kollega työskenteli väärän version parissa tiedostosta sisällyttäen muutoksia vanhempaan versioon, joka ei ollut enää relevantti.
Onneksi Microsoft Wordissa on ominaisuus, jonka avulla voit automaattisesti verrata kahta asiakirjaa, joten sinun ei itse asiassa tarvitse käydä läpi ja tarkistaa jokaista sanaa tai kappaletta manuaalisesti! Näin voit verrata Word-asiakirjoja macOS:ssä!
Avaa ensin Word Dockista tai Macin Ohjelmat-kansiosta. Sovellusten pikakuvake löytyy Finderin Go-valikon alla.
Kun Word avautuu, valitse vain tyhjä asiakirja asiakirjagalleriasta…
…tai avaa jokin tiedostoista, joita haluat verrata. Ei ole väliä minkä asiakirjan käynnistät, mutta tässä käytettävä komento näkyy harmaana, jos Wordissa ei ole tiedostoa auki.
Joka tapauksessa, kun Word on valmis menemään, valitse Työkalut > Seuraa muutoksia > Vertaa asiakirjoja yläreunan valikoista.
Myöhemmin avautuvasta ruudusta haluat valita alkuperäisen asiakirjan vertaillaksesi sitä tarkistettuun asiakirjaan. Jos napsautat pudotusvalikkoa alla olevassa punaisessa laatikossani, voit valita viimeisimmistä tiedostoista. Voit myös valita kansiokuvakkeen, jonka olen kutsunut punaisella nuolella navigoidaksesi tiedostojärjestelmässäsi ja paikantaaksesi kyseisen asiakirjan.
Kun teet sen, näet tutun avaa/tallenna-valintaikkunan, joten käytä sitä löytääksesi asiakirjan ensimmäisen version ja napsauta "Avaa".
Tee sitten sama asia tiedoston tarkistetulle versiolle ikkunan oikealla puolella.
Tunnistemuutokset -osio voi olla mitä haluat – muutosten tekijä on yleensä hyvä indikaattori. Ja on vielä pari asiaa, jotka on tiedettävä tästä ikkunasta. Ensinnäkin kuvake, jossa on kaksi nuolta, antaa sinun vaihtaa asiakirjojen paikkaa vertailua varten, jos esimerkiksi valitsit vahingossa tarkistetun version alkuperäiseksi asiakirjaksi. Ja toiseksi, napsauttamalla caret-kuvaketta saat koko joukon uusia vaihtoehtoja verrattaessa ja miten.
Joten jos sinun ei tarvitse vertailla esimerkiksi ylä- ja alatunnisteita, kirjainkoon muutoksia tai välilyöntejä, voit poistaa nämä valintaruudut käytöstä. Ja kuten näet, oletusarvoisesti Word luo uuden asiakirjan vertailua varten, joten kun olet valmis tarkistamaan sen, napsauta "OK" tässä ikkunassa nähdäksesi sen.
Tämä ominaisuus ei ole täydellinen, ja jos et ole perehtynyt Word-asiakirjojen jäljitettyjen muutosten lukemiseen, uuden tiedoston selaaminen voi aluksi olla haaste. Mutta tämä on niin paljon parempaa kuin molempien asiakirjojen lukeminen vierekkäin muokkausten löytämiseksi! Olen tehnyt oikolukua aiemmin, ja se kuulostaa omalta painajaiseltani. Sen lisäksi, että piti pitää puhe väkijoukon edessä. Tai lentää turbulenssin läpi. Tai pitää puheen lentäessään turbulenssin läpi.
Öh, lopetan tähän. Tämä voi kestää hetken.