Pitääkö järjestää kokous? Onko sinulla hätätilanne ja tarvitsetko apua? Määräaika yhtäkkiä puolittui? Haluatko tarkistaa kollegoiden saatavuuden nopeasti? Haluatko tarkistaa jonkun saatavuuden Google-kalenterissa? Voit tehdä kaikki nämä asiat, jos olet jakanut kalenterisi. Tämä opetusohjelma näyttää sinulle kuinka.
Google-kalenterin avulla voit jakaa kopion kalenteristasi työtovereiden ja ystäviesi nähtäväksi. Sen avulla he voivat tarkistaa saatavuuden, asettaa muistutuksia ja kutsua sinut tapahtumaan. Se on sovelluksen siisti ominaisuus, joka tekee yhteistyöstä helppoa.
Se on kuitenkin hyvä. Sinun on aktiivisesti myönnettävä muille lupa tarkastella kalenteria ja asetettava heille erilliset käyttöoikeudet, jotta he voivat muokata sitä. Voit jopa luoda jaetun kalenterin, joka on erillinen omastasi, jos haluat.
Google-kalenterin jakaminen
Kalenterin jakaminen on vähän kuin Outlookin Exchange-kalenteri. Ryhmään kuuluvat ihmiset tai henkilöt, joille annat luvan, voivat tarkastella sitä. Voit määrittää tietyt muokkausoikeudet tai et, ja voit käyttää niitä saatavuuden, kokousten ja niin edelleen tarkistamiseen. Kaikkien, joiden kanssa jaat, on myös käytettävä Google-kalentereita, muuten sinun on tehtävä koko kalenterista julkinen, mikä ei ole ihanteellinen.
Voit jakaa olemassa olevan kalenterin seuraavasti:
- Avaa Google-kalenteri.
- Valitse vasemmalta kalenteri, jonka haluat jakaa.
- Valitse sen vieressä olevat kolme pistettä ja valitse sitten Asetukset ja jakaminen.
- Valitse Lisää ihmisiä kohdasta Jaa tiettyjen ihmisten kanssa, jos haluat jakaa henkilöiden kanssa.
- Valitse ryhmän kanssa jakamisen käyttöoikeudet-kohdassa oleva ruutu Julkiseksi. Valitse ryhmä avattavasta valikosta.
- Valitse Lähetä, kun olet valmis.
Jakaminen ryhmän kanssa toimii vain, jos käytät Google Ryhmiä. Muussa tapauksessa sinun on lisättävä ryhmän jäseniä yksitellen.
Voit halutessasi luoda sen sijaan uuden jaetun kalenterin.
- Avaa Google-kalenteri.
- Luo uusi kalenteri valitsemalla Muut kalenterit ja sitten Luo uusi kalenteri vasemmasta valikosta.
- Nimeä se ja valitse Luo kalenteri.
- Noudata yllä olevia ohjeita salliaksesi pääsyn henkilöille tai ryhmille.
Katso jonkun muun Google-kalenteri
Jos käytät jo kalenterin jakamista ja haluat tarkastella jonkun muun Google-kalenteria, se on myös hyvin yksinkertaista.
- Avaa Google-kalenterit.
- Valitse tyhjä ruutu, jossa lukee Etsi ihmisiä.
- Kirjoita sen henkilön nimi tai Gmail-osoite, jonka haluat nähdä.
- Valitse ne luettelosta sellaisina kuin ne näkyvät.
Nimi näkyy vain, jos he ovat jo jakaneet kalenterin ryhmän tai henkilöiden kanssa. Näet sitten heidän kalenterinsa vasemmalla olevassa luettelossa Omat kalenterit -kohdan alla.
Katso, onko joku vapaa Google-kalenterin avulla
Jos yrität järjestää kokouksen tai tapahtuman, voit tarkistaa, että ihmiset ovat vapaita käyttämällä omaa kalenteriasi, kun olet linkittänyt heidän kalenterinsa tai heillä on pääsy jaettuihin kalentereihin.
- Avaa Google-kalenteri.
- Luo tapahtuma valitsemalla vasemmalta Luo.
- Anna sille otsikko ja päätä, onko se tapahtuma vai muistutus.
- Aseta päivämäärä ja aika.
- Valitse ikkunan alareunasta Lisää vaihtoehtoja.
- Valitse oikealla Vieraat-kohdasta Lisää vieraita.
- Valitse vasemmalta Etsi aika -välilehti.
- Varmista, että Kaikki vieraat on valittuna ruudussa ja etsi ajat valitulta päivältä.
- Luo tapahtuma, anna sille otsikko ja paina yläreunasta Tallenna.
Jos joku on kiireinen, aikaväli väritetään tai sana Varattu tulee näkyviin. Et voi kutsua heitä, jos he on merkitty varattuiksi kalenteriinsa. Kun painat Tallenna, jokaiselle kutsutulle lähetetään sähköposti kutsu ja tapahtuma lisätään vastaaviin kalentereihinsa.
Luo julkinen Google-kalenteri
Joillekin oman kalenterin asettaminen muiden saataville ei sovi, ja joillakin aloilla se on mahdotonta. Näissä tilanteissa on parempi tehdä erillinen ryhmäkalenteri osastolle tai tiimille.
- Avaa Google-kalenteri.
- Luo uusi kalenteri valitsemalla Muut kalenterit ja sitten Luo uusi kalenteri vasemmasta valikosta
- Nimeä se ja valitse Luo kalenteri.
- Valitse Asetukset valitsemalla kalenteriikkunassa hammasrataskuvake.
- Valitse juuri luomasi kalenteri ja valitse Käyttöoikeudet.
- Valitse valintaruutu Aseta yleisön saataville.
Kun se sanoo "julkinen", se ei välttämättä tarkoita koko maailmaa, vaan G Suite ‑verkkotunnuksesi sisällä olevia. Jos et käytä G Suitea, kaikki kalenterin URL-osoitteen saaneet voivat nähdä, mitä tapahtuu, joten pidä se keskenänne.