Google Sheets on hyödyllinen arvokkaiden tietojen tallentamiseen ja päivittämiseen. Mutta entä jos pidät ohjelman aiemmasta versiosta enemmän? Näetkö muokkaushistorian?
Onneksi oletuksena on käytössä ominaisuus, jonka avulla voit nähdä kaikki muutokset ja palauttaa asiakirjan versioon, josta pidit paremmin. Lisäksi voit nähdä eri yhteistyökumppaneiden tekemät tietyt solumuutokset. Jatka lukemista saadaksesi selville, miten se on tehty.
Tarkista solun muokkaushistoria
Jos monet yhteiskäyttäjät käyttävät Google Sheetsia, uusia tietoja lisätään säännöllisesti. Kaikkien yhteiskäyttäjien tulee tuntea muutokset ja olla tietoisia kaikista päivityksistä.
Onneksi on olemassa tapa nähdä solujen muokkaushistoria Google Sheetsissa. Voit tehdä sen seuraavasti:
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella tarvitsemaasi solua.
- Napsauta avattavasta valikosta "Näytä muokkaushistoria".
- Valintaikkuna näyttää kaikki muutokset.
Valintaikkunan yläosassa näet nuolinäppäimiä, joita napsauttamalla voit siirtyä muokkauksista toiseen. Näet muokkauksen tehneen yhteiskäyttäjän nimen, muokkauksen aikaleiman ja muokkauksen aiemman arvon.
Huomaa, että lisätyt tai poistetut rivit ja sarakkeet tai solun muotoon tehdyt muutokset eivät näy muokkaushistoriassa.
Tarkista Muokkaa historiaa valikon avulla
Muokkaushistorian tarkistaminen valikon avulla on melko yksinkertaista. Tässä on mitä sinun tulee tehdä:
- Ensin sinun on avattava tiedosto.
- Valitse "Tiedosto" asiakirjan vasemmasta yläkulmasta.
- Valitse avattavasta valikosta "Versiohistoria".
Napsauta "Katso versiohistoria".
- Kun teet sen, näet palkin avautuvana asiakirjan oikealla puolella.
Palkin avulla näet kaikki asiakirjaan tehdyt muutokset.
Käyttäjien mukavuuden vuoksi muutokset on ryhmitelty ajanjaksoihin. Siksi voit navigoida päivämäärään, jonka haluat tarkistaa. Laajenna napsauttamalla näet kaikki kyseisenä päivänä tehdyt muokkaukset. Jos napsautat muokattua versiota, se näkyy Google-taulukossasi. Voit puolestaan nähdä, miltä taulukko näyttää tietyllä muokkauksella.
Merkintä: "Näytä muutokset" -kohdan valinta palkin alareunassa korostaa soluja, joihin aiemmassa versiossa tehtiin muutoksia. Tämä vaihtoehto on hyödyllinen, koska sen avulla voit aina seurata uusia muokkauksia.
Tarkista Muokkaushistoria näppäimistöllä
Vaihtoehtoisesti voimme tarkistaa historian muokkaukset näppäimistön avulla. Säätimien yhdistelmä on erilainen Windows- ja Mac-käyttäjille. Jos käytät Windowsia, pidä painettuna samanaikaisesti Ctrl + Alt + Vaihto + H. Mac-käyttäjien tulee pitää Cmd + Alt + Vaihto + H painettuna.
Tarkista muokkaushistoria nimeämällä versiot
Kun luot taulukon, se nimetään oletusarvoisesti aikaleiman mukaan. Kun työskentelet monien muiden ihmisten kanssa, voi olla hankalaa käydä läpi päivämäärät löytääksesi tarvitsemasi. Google Sheet on lisännyt toiminnon, jonka avulla voit nimetä jokaiselle versiolle ja hallita helpommin omia tai kollegojesi muokkauksia.
Voit nimetä nykyisen version siirtymällä kohtaan "Tiedosto" ja valitsemalla "Versiohistoria". Täällä näet vaihtoehdon "Nimeä nykyinen versio". Valitsemalla asiakirjalle sopivan nimen säästät itsesi ja työtoverisi siltä, että sinun ei tarvitse käydä läpi päivämäärän mukaan nimettyjä arkkiversioita ja valita oikean version.
Google-laskentataulukon avulla voit lisätä jopa 15 nimettyä versiota.
Tarkista muokkaushistoria sallimalla ilmoitukset
Kun arkkiin on tehty muokkauksia, sisäänrakennettu ominaisuus "Ilmoitussäännöt" voi lähettää sinulle heti sähköpostin ilmoittaakseen tästä. Voit päättää, haluatko saada sähköpostiviestejä aina, kun joku muokkaa jotain, vai ehkä päivän päätteeksi, kun näet kaikki muutokset.
Toimi seuraavasti:
- Avaa taulukko ja siirry kohtaan "Työkalut".
- Vieritä alas ja valitse "Ilmoitussäännöt".
- Napsauta sitten "Muutokset on tehty" ja valitse, milloin haluat saada sähköpostin.
- Napsauta lopuksi "Tallenna".
Ole hyvä. Näin saat aina tiedon muokkauksista ilman, että sinun tarvitsee avata arkkia ja tarkistaa itse.
Tarkista muokkaushistoria ottamalla käyttöön ehdollinen muotoilu
Kun uutta tietoa lisätään, voi olla hyödyllistä nähdä se eri värisenä tai koossa. Google Sheetissä on toiminto "Ehdollinen muotoilu", joka antaa visuaalisen esityksen lisätyistä tiedoista. Voit käyttää ehdollista muotoilua seuraavasti:
- Valitse solut, joissa haluat käyttää ehdollista muotoilua.
- Napsauta "Muotoile" ja siirry kohtaan "Ehdollinen muotoilu".
- Avautuu pudotusvalikko, jossa on erilaisia vaihtoehtoja. Etsi "Muotoilusäännöt" ja valitse "Muotoile solut, jos..." -kohdasta "Ei ole tyhjä".
- Valitse Muotoilutyyli-kohdassa soluille haluamasi väri.
- Napsauta "Valmis".
Löydä sinulle sopiva ratkaisu
On olemassa erilaisia tapoja seurata Google Sheetissä tehtyjä muokkauksia, joita eri yhteiskäyttäjät käyttävät. Nyt sinulla ei pitäisi olla ongelmia sen tekemisessä. Kaikkien muutosten perässä pysyminen voi olla vaikeaa, joten varmista, että löydät itsellesi sopivan ratkaisun.
Kuinka pidät kirjaa kaikista Google Sheetsiin tehdyistä muutoksista? Pidätkö näistä vinkeistä hyödyllisiä? Jaa kokemuksesi yhteisön kanssa alla olevassa kommenttiosiossa.