Halusitpa sitten tehdä nopean talouslaskentataulukon tai työskennellä yhdessä työtoverin kanssa Excelin kaltaisen dokumentin parissa, Google Sheets on loistava, verkkopohjainen ja ilmainen vaihtoehto Excelille, sovellukselle, jota miljoonia eri puolilla maata ladatakseen tietoja asiakirjaan, tarkastellakseen ja jakaakseen niitä ja käyttääkseen matematiikkaa tietyn sisällön seuraamiseen laskentataulukon avulla.
Yksi taulukkolaskentaohjelmien hyödyllisimmistä puolista on niiden joustavuus. Laskentataulukko voi toimia tietokantana, laskentakoneena, alustana tilastollisen mallintamisen tekemiseen, tekstieditorina, mediakirjastona, tehtävälistana ja edelleen. Mahdollisuudet ovat lähes rajattomat. Yksi erityisen yleinen laskentataulukoiden, mukaan lukien Google Sheets, käyttötarkoitus on ajan seuranta, kuten työntekijöiden tuntiaikataulut tai laskutettavat työajat.
Jos käytät Google Sheetsia ajan seuraamiseen tällä tavalla, joudut usein laskemaan kahden aikaleiman välisen eron eli kahden aikatapahtuman välillä kuluneen ajan. Jos joku esimerkiksi saapui kello 9.15 ja sitten ulos klo 16.30, hän oli kellossa 7 tuntia 15 minuuttia. Jos sinun on käytettävä Sheetsia johonkin tällaiseen, huomaat nopeasti, että sitä ei ole suunniteltu käsittelemään tällaisia tehtäviä.
Vaikka Google Sheetsia ei ole suunniteltu erityisesti käsittelemään tällaisia toimintoja, se on helppo saada siihen pienellä valmistelulla. Tässä artikkelissa näytän sinulle, kuinka kahden aikaleiman välinen ero lasketaan automaattisesti Google Sheetsissa.
Tässä artikkelissa käytän työaikaraportin muotoa, jossa näkyy aika, jolloin henkilö aloitti työt, aika, jolloin hän lähti, ja (laskettu) kesto. Voit nähdä tässä esimerkissä käyttämäni laskentataulukon alla:
Ajan laskeminen Google Sheetsissa
Kahden aikadataa sisältävän solun välisen eron mittaaminen edellyttää, että Sheets ymmärtää, että solujen tiedot ovat aikatietoja. Muussa tapauksessa se laskee kello 9.00 ja 10.00 välisen eron 100:ksi 60 minuutin tai yhden tunnin sijaan.
Tätä varten aikasarakkeet on muotoiltava muotoon Aika ja kestosarake muotoon Kesto. Määritä laskentataulukko noudattamalla alla olevia ohjeita:
- Avaa Google-taulukkosi.
- Valitse ensimmäinen (Time In) aikasarake ja napsauta valikosta 123-muotoista avattavaa valikkoa ja valitse sitten Aika muotona.
- Toista toiselle (aikakatkaisu) aikasarakkeelle.
- Muotoile Työtunnit-sarake muotoon Kesto samalla tavalla.
5. Nyt sarakkeet on muotoiltu oikein kahden tallennetun aikaleiman välisen ajan laskemiseksi.
Esimerkissämme Time In on sarakkeessa A alkaen A2:sta ja Time Out on sarakkeessa C alkaen C2:sta. Työtuntien aika on sarakkeessa E. Oikein asetettujen esitysmuotojen kanssa laskennan tekeminen ei voisi olla helpompaa. Sinun tarvitsee vain käyttää seuraavaa kaavaa: '=(C2-A2)'. Tämä antaa sinulle kuluneen ajan kahden solun välillä ja näyttää sen tunteina.
Voit viedä tätä laskelmaa pidemmälle lisäämällä myös päivämäärät. Tämä on hyödyllistä, jos sinulla on työvuoroja, jotka kestävät yli 24 tuntia tai jotka sisältävät kaksi päivää yhden työvuoron sisällä. Voit tehdä tämän asettamalla aika- ja aikakatkaisusarakkeiksi Date Time -muotoa.
Siinä kaikki. Noudattamalla yllä lueteltuja vaiheita ja käyttämällä annettua kaavaa on uskomattoman helppoa laskea aikaa Google Sheetsissa.
Usein Kysytyt Kysymykset
Voit tehdä paljon Google Sheetsillä. Tässä on joitain eniten kysyttyjä kysymyksiä.
Kuinka lisäät taukoja, kun lasket aikaa?
Kun lasket työntekijöiden työtunteja, on hyödyllistä tietää, kuinka työaikalomakkeeseen lisätään taukoja. On useita tapoja lisätä lounastauko työntekijöiden tekemiin työaikoihin, käsittelemme tauon alkamis- ja päättymismenetelmät.
- Luo Break Start Sarake ja lisää kaikki tauot soluihin.
Voit vain jättää sarakemuodon automaattiseksi, Google Sheets hoitaa loput.
2. Luo seuraavaksi Break End Sarake ja jätä muoto automaattiseen käyttöön.
3. Laske työtunnit -sarakkeen tunnit. Eli E2 = (B2-A2) + (D2-C2). Mikä on (tauon aloitus – aikaaloitus) + (aikakatkaisu – tauon loppu) = päivän työtunnit. 
Laske se jokaiselle riville, jotta sinun Tunteja työskennelty Kolumni näyttää tältä.
Eli E3 = (B3-A3) + (D3-C3) jne.
Kuinka muutat minuutit murtoluvuiksi?
Kun käsitellään ajan lisäyksiä, voi olla hyödyllistä, että ne voidaan muuntaa murto-osiksi minuuttien sijaan, eli 30 minuuttia = 1/2. Minuuttien muuntaminen murto-osiksi on helppoa, ja siihen on useita tapoja.
- Luo uusi solu, K2 tässä esimerkissä, ja muotoile se muotoon Määrä.
2. Aseta kaavaksi "= (E2) * 24‘.
Jos seurasit, kokonaissumman pitäisi olla 5,50 ja näyttää suunnilleen tältä.
Voit käyttää tätä helposti soluryhmään tai sarakkeeseen ja muuntaa ne muutamassa sekunnissa.
Miten löydät lyhimmän työskentelyajan?
Jos tarvitset nopeasti vähiten työskenneltyä aikaa, tämän pitäisi auttaa. MIN()-funktio on sisäänrakennettu funktio, jonka avulla voit nopeasti paikantaa minimiarvon numeroluettelosta.
- Luo uusi solu ja aseta se siihen Kesto, I2 tässä esimerkissä ja anna sille funktio "=MIN(E2:E12)‘.
Olettaen, että noudatat esimerkkiä, Min työtunnit Sarakkeen tulee olla 5:15:00.
Voit helposti käyttää MIN()- tai MAX()-funktiota sarakkeeseen tai soluryhmään, kokeile sitä itse.
Kuinka lasket työtuntien kokonaismäärän?
Jos et ole perehtynyt ohjelmointiin tai Exceliin, jotkin Google Sheetsin sisäänrakennetut toiminnot voivat tuntua oudolta. Onneksi työtuntien kokonaismäärää ei tarvitse paljon laskea. Tässä esimerkissä laskemme kaikkien työntekijöiden työtunnit yhdessä päivässä.
- Luo uusi solu ja määritä se nimellä Kesto, tässä esimerkissä solu G13.
2. Kohdassa Kaava (fx)Baari: kirjoita ‘=SUMMA(E2:E12)‘. Tämä antaa sinulle työtuntien kokonaismäärän soluista E2–E12. Tämä on vakiosyntaksi Excelille ja useille ohjelmointikielille.
Kokonaismäärän pitäisi olla 67:20:00 ja näyttää tältä: 
Lopulliset ajatukset
Google Sheetsia ei ole suunniteltu erityisesti käytettäväksi työaikalomakkeena, mutta se voidaan helposti määrittää tekemään juuri niin. Tämän yksinkertaisen asennuksen ansiosta voit seurata työtunteja nopeasti ja helposti. Kun aikajaksot ylittävät 24 tunnin merkin, asiat muuttuvat hieman monimutkaisemmiksi, mutta Sheets voi silti saada sen pois vaihtamalla aikamuodosta päivämääräksi.
Toivottavasti tästä opetusohjelmasta oli apua. Jos näin, muista tutustua muihin TechJunkie-artikkeleihin löytääksesi vinkkejä ja temppuja, joita tarvitset saadaksesi kaiken irti suosikkiteknologisista työkaluistasi ja sovelluksistasi.
(Haluatko selvittää henkilön iän? Katso opetusohjelmamme iän laskemisesta syntymäpäivän perusteella Sheetsissä. Voit myös lukea artikkelimme siitä, kuinka monta päivää on kulunut kahden päivämäärän välillä Sheetsissä, tai ehkä haluat oppia kuinka tämän päivän päivämäärän näyttämiseksi Sheetsissä.)
Onko sinulla muita ajanseurantavinkkejä Google Sheetsille? Kerro meille niistä alla!