7 Excel-laskentataulukkoongelmia ja niiden ratkaiseminen

Jos sinun on tehtävä luettelo jostain, on houkuttelevaa nähdä Excel oletusvarastona: se on loppujen lopuksi vain pieni luettelo kohteista itsellesi tai muutamalle läheiselle työtoverille.

7 Excel-laskentataulukkoongelmia ja niiden ratkaiseminen

Ehkä tarvitset jotain kehittyneempää, kuten laskukaavoja tai makroohjelmointia tietojen keruun ja käsittelyn automatisoimiseksi.

Valitettavasti Excelin tai kilpailevan taulukkolaskentaohjelman käytön aloittamisen helppous on myös yksi sen suurimmista ongelmista. Se, mikä alkaa pienestä projektista Excelissä, kasvaa massiiviseksi, jolloin saatat kohdata myös nopeus- ja vakausongelmia tai jopa kehitysongelman, jota et pysty ratkaisemaan.

Lisäksi big datan hallintatehtävät tuovat usein merkittäviä haasteita, kuten organisointi, toteutus, tiedostojen luokittelu, tietokantojen hallinta, käyttäjien yhteistyö ja paljon muuta. Tietokannan rakenteen rikkomiseen tarvitaan vain tietojen sijoittaminen väärälle alueelle, tietojen kirjoittaminen epäjohdonmukaisesti tai jopa kahden henkilön työskentely samalla arkilla. Useat asiat voivat mennä pieleen aiheuttaen viiveitä ja mahdollista tietojen menetystä.

Tässä artikkelissa kerrotaan yleisimmistä Excel-laskentataulukoita käytettäessä ilmenevistä ongelmista, niiden ratkaisemisesta ja siitä, milloin sinun on parempi ottaa askel ja vaihtaa sen sijaan tietokantaan.

Ongelma 1: Excelin monen käyttäjän muokkaus

Kun Excel-järjestelmät kasvavat orgaanisesti, törmäät nopeasti ongelmiin, joissa yksi käyttäjä avaa työkirjan milloin tahansa ja toiselle henkilölle kerrotaan, että se on jo auki. Toinen käyttäjä voi peruuttaa, odottaa tai tarkastella vain luku -versiota. Excelin lupaus ilmoittaa sinulle, kun toinen henkilö poistuu työkirjasta, on uhkapeli, koska se ei tarkista tilaa niin usein, eikä se välttämättä koskaan valaise sinua. Vaikka näin kävisi, joku muu saattaa kirjautua sisään ja avata tiedoston ennen sinua.

Usean käyttäjän.jpg

Voit välttää "yksinkäyttäjän" tehosteet käyttämällä Excel Onlinea (Excelin supistettu verkkopohjainen versio) tai kytkemällä Jaetut työkirjat ominaisuus. Tässä on nopea opas laskentataulukon jakamiseen.

  1. Avaa haluamasi laskentataulukko ja napsauta Tiedosto huipulla. Excel-tiedosto-välilehti
  2. Napsauta seuraavaksi vasemman reunan valikosta Jaa avataksesi uuden ikkunan. Excel-tiedostovalikko
  3. Anna nyt sen käyttäjän tiedot, jolle haluat jakaa laskentataulukon. Excelin Jaa-valikko

Voit myös jakaa tiedot useisiin työkirjoihin, jotta eri ihmiset työskentelevät eri työkirjoilla ilman, että he tallaavat toistensa varpaita.

Ongelma 2: Excelin jaetut työkirjat

Excel Online sallii oletusarvoisesti useita editoreja, mutta siitä puuttuu paljon toimintoja. Palvelu ei ole kovin haastava muuhun kuin yksinkertaisimpiin tehtäviin. Vaikka Jaetut työkirjat -ominaisuuden pitäisi näyttää siltä, ​​​​että sen pitäisi tehdä työ, se on täynnä rajoituksia. Et voi luoda taulukkoa tai poistaa solulohkoa, jos esimerkiksi työkirja on jaettu.

Kun Excel-järjestelmät kasvavat orgaanisesti, kohtaat ongelman, että vain yksi käyttäjä voi avata työkirjan kerrallaan.

Joihinkin Excelin online-rajoituksiin on olemassa ratkaisuja. Toisille kyse on työkirjan rakenteen muuttamisesta sen sijaan, että käytettäisiin jo asennettua työkirjaa, mutta tämä skenaario on usein tiellä. Tämän seurauksena on mahdotonta käyttää jaettua työkirjaa samalla tavalla kuin tavallista yhden käyttäjän työkirjaa.

Jaettujen työkirjojen muutokset synkronoidaan käyttäjien välillä aina, kun työkirja tallennetaan. Tämä toiminto sijoitetaan ajoitettuun aikatauluun, mikä pakottaa tallennuksen esimerkiksi viiden minuutin välein. Säännöllisen säästämisen ja jokaisen käyttäjän muutosten seurannan kustannukset ovat kuitenkin melko suuret. Työkirjat voivat kasvaa nopeasti ja rasittaa verkkoasi, mikä hidastaa muita järjestelmiä.

Ongelma 3: Exceliin linkitetyt työkirjat

Tietojen jakaminen useisiin työkirjoihin voi tarjota kiertotavan usean käyttäjän muokkausongelmaan. Niiden välillä tulee kuitenkin olla linkkejä, jotta yhteen syötetyt arvot käytettäisiin toisessa. Työkirjojen väliset linkit ovat hyödyllisiä myös erillisten tietojen säilyttämiseen erillisissä tiedostoissa sen sijaan, että yksittäisiä arkkeja olisi yhdessä työkirjassa.

Ärsyttävää kyllä, nämä linkit ovat toinen turhautumisen ja epävakauden lähde. Niistä tulee absoluuttisia, mukaan lukien koko polku lähdetyökirjaan, tai suhteellisia, mukaan lukien lähde- ja kohdepolun välinen ero. Vaikka tämä kuulostaa järkevältä, Excel käyttää salaperäisiä sääntöjä päättääkseen, milloin kutakin linkkityyppiä käytetään ja milloin niitä muutetaan.

Sääntöjä säätelevät useat vaihtoehdot ja se, onko työkirjat tallennettu ennen linkkien lisäämistä. Linkit muuttuvat myös, kun tallennat työkirjan tai avaat ja käytät Tallenna nimellä tehdäksesi kopion sen sijaan, että kopioit tiedoston käyttämällä Tiedostonhallinta. Kaiken tämän hämmennyksen ja epävarmuuden lopputulos on, että työkirjojen väliset linkit katkeavat helposti ja toipuminen katkenneista linkeistä on aikaa vievä prosessi. Kukaan ei pääse käsiksi tiedostoihin, joita asia koskee.

Linkitetyt tiedot päivitetään vain, kun tiedostot avataan, ellet napsauta sitä erikseen Tiedot > Kyselyt ja yhteydet > Muokkaa linkkejä > Päivitä arvot. Tässä nopea esittely.

  1. Avaa haluamasi laskentataulukko ja napsauta Data huipulla. Excel-valikko
  2. Nyt paikantaa Kyselyt &Liitännät ja klikkaa Muokkaa linkkejä. Excelin asetukset
  3. Valitse sitten Päivitä arvot.

Jos linkit eivät ole kahden työkirjan välillä, vaan kattavat kolme tai useampia, sinun on avattava kaikki työkirjat oikeassa järjestyksessä varmistaaksesi, että kaikki päivitetyt tietoprosessit ovat oikeassa järjestyksessä ensimmäisestä toiseen kolmanteen. Jos muutit arvoa ensimmäisessä työkirjassa ja avasit sitten kolmannen, se ei näe muutoksia, koska toinen työkirja ei ollut päivittänyt arvojaan.

Tämä tietojen ketjuttaminen on loogista, mutta se lisää todennäköisyyttä, että tiedot ovat joko virheellisiä tai että yrität avata työkirjan, jota joku muu jo muokkaa.

Tietysti voit yrittää välttää linkitettyjä työkirjoja kokonaan, mutta on mahdollista, että joudut syöttämään samat tiedot useampaan kuin yhteen työkirjaan, ja siihen liittyy vaara, että kirjoitat ne joka kerta hieman eri tavalla.

Ongelma #4: Excelin tietojen validointi

Virheet voivat hiipiä tietoihin missä tahansa tietokonejärjestelmässä: ihmiset kirjoittavat sanoja väärin tai transponoivat numeroita numeroiksi yksitoikkoisella säännöllisyydellä. Jos tietojasi ei tarkisteta syötettyinä, sinulla on ongelmia.

Oletusarvoisesti Excel hyväksyy minkä tahansa käyttäjän kirjoittaman tyypin. Hakulistoihin on mahdollista asettaa validointi, mutta niitä on vaikea ylläpitää, lähinnä jos samaa kenttää käytetään useammassa kuin yhdessä paikassa. Jos käyttäjien on syötettävä asiakirjojen tunnusnumerot tai asiakkaan viitenumerot ilman tarkastuksia, on helppo sitoa väärät tietueet yhteen huomaamattaan. Järjestelmän tietojen eheys vaarantuu kohtalokkaasti, ja tietojen analysointi on epäilyttävää.

Saatat jo kärsiä tietojen validointiongelmien vaikutuksista ymmärtämättä perimmäistä syytä. Harkitse tilannetta, jossa sinulla on luettelo laskuista Excelissä. Käyttäjä kirjoittaa kullekin laskulle asiakkaan nimen hieman eri tavalla. Tämän seurauksena saat laskut yrityksille "Jones Ltd", "Jones Limited", "Jonse Ltd" ja "joness". Saatat olla tietoinen, että nämä kaikki viittaavat samaan yritykseen, mutta Excel ei. Kaikki laskutietojen analyysit, kuten asiakkaisiin kuukausittain perustuva pivot-taulukko, tuottaa useita tuloksia, vaikka niitä pitäisi olla vain yksi.

naiset.jpg

Ongelma #5: Excel-navigointi

Suurissa työkirjoissa navigointi on haastavaa. Ikkunan alareunassa olevat arkkilehdet ovat kauhea mekanismi löytääksesi paikan, kun niitä on useita. Kun näytöllä on enemmän näytettäviä välilehtiä, on vaikea löytää tarvitsemaasi. Tässä on nopea tapa selata taulukoita.

  1. Napsauta näytön vasemmassa alareunassa olevia nuolipainikkeita hiiren oikealla painikkeella arkkien nimien vasemmalla puolella tuodaksesi esiin Aktivoi Sheet valintaikkuna. Excel Aktivoi Sheet -painike

Vain ensimmäiset 20 arkkia näkyvät luettelossa, ennen kuin sinun täytyy selata luetteloa. Haluttua taulukkoa ei voi lajitella, ryhmitellä tai etsiä. Ikkunan pitäisi näyttää jotain alla olevan kuvan kaltaista. Excelin aktivointiikkuna

Ongelma #6: Excelin suojaus

Voit lisätä suojausta Excel-työkirjoihin, mutta se on täynnä ongelmia. Suojaus on suunnattu paljon enemmän suojaamaan työkirjan rakennetta tietojen sijaan. Voit yrittää lukita joitain taulukoita ja soluja estääksesi käyttäjiä muuttamasta rakennetta ja kaavaa, mutta jos he näkevät tiedot, he voivat yleensä muuttaa mitä tahansa tai kaikkea (ellet tee luovaa makroohjelmointia).

Ongelma 7: Excelin nopeusongelmat

Excel ei ole nopein sovellus, ja sen ohjelmointikieli, VBA, on hidas verrattuna ammattimaisempiin ohjelmointikieliin, kuten C#. Tämä skenaario johtuu Excelin käyttötarkoituksesta ja joustavasta luonteesta. Se on loppujen lopuksi taulukkolaskentamoottori. Kyllä, Excel VBA voidaan ottaa käyttöön tietoluetteloiden hallintaan, mutta se ei tarkoita, että se olisi paras valinta sellaiseen työhön. Muut sovellukset sopivat paremmin tällaisiin tehtäviin - pääasiassa siksi, että ne on suunniteltu nimenomaan niitä varten.

Tietokannan käyttäminen strukturoidulle tiedolle

Jos kohtaat jonkin tässä artikkelissa kuvatuista ongelmista, älä jätä niitä huomiotta. Strukturoidun tiedon tallentamiseen, joka tunnetaan nimellä tietokanta, on ammattimainen vastaus. Sen ei tarvitse olla pelottavaa tai kallista, ja sen pitäisi antaa sinun ajatella loogisesti tietojasi, kuinka ne liittyvät toisiinsa ja miten olet vuorovaikutuksessa niiden kanssa.

Merkintä: Jos olet siirtymässä taulukkolaskentaratkaisusta tietokantaan, älä monista orjallisesti laskentataulukon ulkoasua, vaan käytä tilaisuutta parantaaksesi sitä.

Saatavilla on yleiskäyttöisiä tietokantasovelluksia, joiden avulla voit rakentaa räätälöidyn ratkaisun. Vaihtoehtoisesti saatat huomata, että erikoistunut tietokantasovellus – sellainen, joka on jo suunniteltu tarvitsemaasi tarkoitukseen – on halvempi, nopeampi toteuttaa ja sopii paremmin.

shutterstock_251280265.jpg

Jos sinulla on esimerkiksi luettelo asiakkaista ja tiedot kaikista vuorovaikutuksistasi heidän kanssaan, sitä pidetään asiakkuudenhallintajärjestelmänä (CRM). Fantastisesta nimestään huolimatta CRM-järjestelmä on erikoistunut tietokanta. Samoin tilipaketit, kuten QuickBooks ja Sage, ovat erikoistuneita tietokantoja. Jos et löydä tarpeisiisi sopivaa valmiiksi rakennettua sovellusta, voit rakentaa sen itse tai teettää sellaisen IT-osastoltasi tai konsultiltasi.

Yleisin tietokantatyyppi on relaatiotietokanta, joka tallentaa tiedot taulukoihin ja koostuu riveistä ja sarakkeista. Jokaisella rivillä on erillisen kohteen tiedot. Jokainen sarake kuvaa esimerkiksi aiheen eri attribuutteja, kuten asiakkaan nimen tai luottorajan.

Sinun tarvitsee vain syöttää asiakkaan tiedot kerran luodaksesi tietueen, jonka jälkeen voit käyttää niitä niin monessa laskussa kuin tarvitset.

Taulukoiden välille on määritetty suhteita niin, että esimerkiksi laskulla on asiakastunnus. Tämä prosessi tarkoittaa, että voit helposti löytää kaikki tietyn asiakkaan laskut tai hakea asiakkaan puhelinnumeron tietystä laskusta. Sinun tarvitsee vain syöttää asiakkaan tiedot kerran luodaksesi asiakastietueen, jonka jälkeen voit käyttää niitä niin monessa laskussa kuin tarvitset ilman, että sinun tarvitsee kirjoittaa niitä uudelleen. Tietokannan luomiseksi sinun on määritettävä nämä taulukot ja suhteet ja määritettävä sitten näytön asettelut, joita haluat käyttää tietojen luetteloimiseen ja muokkaamiseen.

Siellä on kymmeniä tietokantasovelluksia. Jotkut ovat helppokäyttöisiä ja tekevät koko työn, jolloin voit määrittää taulukot, tiedonsyöttönäytöt ja raportit. Toiset ovat monipuolisempia tietyillä alueilla, mutta vaativat muita työkaluja tehdäkseen täydellisen työn.

Ohjelma voi esimerkiksi olla luotettava määriteltäessä taulukoita ja suhteita ja sillä voi olla vankat analyysi- ja raportointiominaisuudet. Siitä huolimatta sovelluksesta puuttuu lopulta työkaluja tietojen syöttöruutujen määrittämiseen. Microsoft SQL Server on ilmeinen esimerkki tästä. Kuten muissakin suurissa tietokantajärjestelmissä, SQL Server huolehtii taustasta ja odottaa sinun käyttävän toista työkalua, kuten Visual Studiota, käyttöliittymän kehittämiseen.

Mitkä tietokantavaihtoehdot sopivat sinulle?

Tietokantavaihtoehto 1: Microsoft Access

Access on yksi työpöytätietokantojen isoisistä. Sitä on helppo käyttää, mutta silti helppo väärinkäyttää. Voit suunnitella taulukoita, näyttöjä ja raportteja tyhjästä tai aloittaa mallista. Jotkut mallit ovat avoimesti amerikkalaisia, eivätkä ne aina opeta hyviä käytäntöjä, mutta niiden avulla pääset nopeasti alkuun. Näytöt ja ohjelmointiominaisuudet voivat olla varsin kehittyneitä. Voit ottaa valmiin sovelluksesi käyttöön muille käyttäjille intranetissäsi (EI Internetissä) tiedostojen jakamisen sijaan.

Access.jpg

Tietokantavaihtoehto 2: Microsoft SharePoint

SharePoint on tietokanta sekä asiakirjojen tallennusmekanismi. Voit käyttää sitä yksinkertaisten luetteloiden laatimiseen ja linkittämiseen. Form Designer on hieman hienostunut, mutta räätälöinti on silti mahdollista. SharePointin kyky "tarttua" Exceliin kerättyjen tietojen luetteloon ja sijoittaa se mukautettuun luetteloon on hyödyllinen. Ohjelma antaa mukautetun luettelon kaikkien verkon käyttäjien saataville ja antaa sinun lisätä suojausta rajoittaaksesi, kuka voi tehdä mitäkin kyseisillä tiedoilla. Voit pyytää SharePointia ilmoittamaan sinulle sähköpostitse aina, kun joku lisää, muokkaa tai poistaa tietueita. Jos tallennat tietoja ihmisistä, kalenterikohteista tai tehtävistä, voit synkronoida tiedot Outlookin kanssa.

Tietokantavaihtoehto 3: Zoho Creator

Zoho Office on verkkosovellus, joka sisältää tietokannan, joka käyttää vedä ja pudota -toimintoja lomakkeen levittämiseen yksinkertaisella ja intuitiivisella tavalla. Vedä ja pudota -prosessi tottuu myös ohjelmoimaan vuorovaikutuksia ja työnkulkuja. Verkkopalveluna tietosi ja sovelluksesi ovat saatavilla mistä tahansa yksinkertaisella suojauksella, joka pitää tietosi yksityisinä. Zoho veloittaa käyttäjää kohden kuukaudessa, mutta se rajoittaa tallennettavien tietueiden määrää kyseisellä vahvistetulla hinnalla. Ohjelma maksaa ylimääräistä, kun tallennetaan enemmän tietoja tai muita ominaisuuksia, kuten sähköpostin integrointi.

Excel-laskentataulukoiden käyttö

Kuten näet, Excel tarjoaa monia ominaisuuksia, mutta niistä puuttuu joillakin alueilla jokaisessa. Joskus toinen sovellus tekee työn paremmin, varsinkin jos se on suunniteltu erityisesti tehtävää varten. Muina aikoina Excel toimii hienosti, kuten pienemmissä tietokantoissa, kunhan osaa estää ongelmien ilmenemisen alun perin.

Onko sinulla yleisempiä ongelmia Excelin käytössä? Jaa ajatuksesi alla olevissa kommenteissa.