Gmail on epäilemättä suosituin sähköpostipalvelu. Se toimii erinomaisesti kolmansien osapuolien sovellusten kanssa sisällön synkronoimiseksi eri protokollien välillä. Se tarjoaa myös hyviä vaihtoehtoja sähköpostien automatisointiin, hallintaan ja lajitteluun.
Tämä tehdään älykkäiden tarrojen kautta, joita voidaan käyttää kansioiden tavoin, ja on olemassa muutamia oletustunnisteita, joiden pitäisi lajitella saapuvat viestit automaattisesti. Totta puhuen, kaiken asettaminen ja ohjelmointi voi viedä jonkin aikaa. Saat kuitenkin puhtaan, sotkuttoman postilaatikon, ja kaikkien sähköpostien joukkovaliminen ja lajittelu on helpompaa.
Mitä ovat älykkäät etiketit?
Oletuksena Smart Labels jakaa saapuvat sähköpostit viiteen luokkaan. Tässä ne ovat:
Sosiaalinen - Tämä tunniste sisältää sähköpostit treffipalveluista, sosiaalisesta mediasta ja muista medianjakosivustoista.
- Päivitykset – Digitaaliset kuitit, laskut, vahvistukset ja tilinpäätökset päätyvät Päivitykset-tarraan.
- Ensisijainen – Viestit, jotka eivät kuulu muualle, ja henkilökohtaiset sähköpostit menevät Ensisijainen-tunnisteeseen.
- Foorumit – Sähköpostit online-keskustelujen, -ryhmien ja -keskusteluryhmien viesteistä näkyvät Foorumit-välilehdessä.
- Kampanjat – Ärsyttävät sähköpostiviestit ja markkinointikampanjat lähetetään Promotionsille.
merkintä: Gmail on erittäin hyvä suodattamaan sähköpostit tunnisteisiin, kunhan ne on otettu käyttöön ja määritetty oikein. Jotkut uusista sähköpostiviesteistä saattavat kuitenkin päätyä Ensisijainen-välilehteen.
Älykkäiden tarrojen määrittäminen
Google antaa sinun valita, mitkä Smart Labels näkyvät postilaatikossasi. Esimerkiksi asetusvalikossa voit poistaa tarjoukset tai sosiaaliset viestit postilaatikostasi. Tämä on mitä sinun on tehtävä.
Vaihe 1
Napsauta näytön oikeassa yläkulmassa olevaa hammasrataskuvaketta päästäksesi Asetukset-valikkoon. Napsauta sitten "Näytä kaikki asetukset".
Vaihe 2
Valitse nyt "Inbox" ja napsauta niiden tarrojen edessä olevaa ruutua, jotka haluat saada postilaatikkoosi. Ellet todella tarvitse promootio- tai some-sähköposteja, pidä kaikki valitsematta. Kun olet valmis, napsauta "Tallenna muutokset" vahvistaaksesi ja olet valmis.
Suodattimien käyttäminen sähköpostien automaattiseen lajitteluun
Suodattimia käytetään sähköpostien automaattiseen lajitteluun ja niiden lisäämiseen oikean tunnisteen alle. Kuten mainittiin, oletussuodattimet tekevät melko hyvää työtä yksinään, ja voit myös määrittää mukautettuja.
Vaihe 1
Käynnistä Gmail ja napsauta hakupalkin pientä alanuolta (nuoli on palkin oikeassa reunassa). Digitaalinen lomake avautuu alas ja sinun on täytettävä asiaankuuluvat osiot.
Vaihe 2
Lomake on varsin kattava ja sisältää lähettäjän ja vastaanottajan sähköpostin, aiheen, koon, päivämäärän jne. "Sisältää sanat" -kenttä on varsin mielenkiintoinen, koska sen avulla voit syöttää kohdeavainsanat ja lähettää roskapostin suoraan digitaaliseen unohdukseen.
Vaihe 3
Kun olet täyttänyt kentät, napsauta Luo suodatin ja toinen ponnahdusikkuna tulee näkyviin. Valitse sitten "Ohita postilaatikko (arkistoi)". Näin varmistat, että suodatinsähköpostit eivät pääse postilaatikkoosi ja näkyvät vain määritetyn tunnisteen alla. Sinun tulee myös valita "Käytä suodatinta myös 15 vastaavat keskustelut", joka sijaitsee ponnahdusikkunan alaosassa.
Vaihe 4
"Käytä tunniste" -kohdan vieressä on avattava nuoli. Napsauta nuolta ja valitse tunniste, joka vastasi suodatettuja sähköposteja.
Asiantuntijan vinkki: Google ei rajoita vaihtoehtojasi oletustunnisteisiin. Napsauta "Uusi tarra" ja luo tarpeitasi vastaava mukautettu.
Vaihe 5
Lopuksi napsautat "Luo suodatin" uudelleen ja kaikki suodatetut sähköpostit hyppäävät postilaatikostasi tunnisteeseen. Tämä koskee myös vanhoja sähköposteja, jotka olet saanut tietyltä lähettäjältä. Voit esikatsella suodatettuja sähköposteja valitsemalla Kaikki viestit tai siirtymällä kyseiseen suodattimeen.
Tärkeä huomio
Suodatetut viestit näkyvät vastaavissa kansioissa, kun käytät Gmailia sähköpostiohjelmalla IMAPin kautta. Toisaalta tämä ei päde, kun käytät POP Gmailia. Tällä kertaa suodatetut viestit näkyvät kaikkien uusien viestien kanssa.
Suodattimien vienti ja tuonti
Et ehkä tiedä sitä, mutta Google antaa sinun viedä ja tuoda suodattimia. Tämä voi olla todellinen pelastus, jos sinun on siirryttävä uuteen sähköpostiohjelmaan.
Vie suodattimet avaamalla Gmail-asetukset, napsauttamalla "Näytä kaikki asetukset" ja valitsemalla "Suodattimet ja estetyt osoitteet" -välilehti. Valitse suodatin, jonka haluat viedä, ja napsauta "Vie". Saat .xml-tiedoston, jota voidaan muokata tekstieditorilla. Mutta siellä ei ole mitään syytä tehdä muutoksia, koska suodattimia on helpompi poistaa/vaihtaa niiden lataamisen jälkeen.
Suodattimien tuonti on myös melko helppoa. Siirry sivun alaosaan ja valitse "Tuo suodattimet" ja sitten "Valitse tiedosto". Etsi suodattimien .xml-tiedosto, napsauta sitä ja valitse "Avaa tiedosto". Gmail ei suorita toimintoa automaattisesti loppuun, sinun on napsautettava "Luo suodattimia" vahvistaaksesi.
Siisti temppu: Nopein tapa lajitella tärkeät sähköpostit automaattisesti on merkitä ne tähdellä. Napsauta vain pientä tähteä päivämäärän ja kellonajan vieressä, niin sähköpostit näkyvät tähdellä merkityissä osiossa.
Postimies tulee
Kun kaikki on sanottu ja tehty, automaattisen lajittelun määrittäminen Gmailissa vie aikaa ja vaivaa. Mutta käyttöliittymä on intuitiivinen, helppokäyttöinen, ja sinun tarvitsee tehdä se vain kerran.
Käytätkö Gmail-tiliäsi sähköpostiohjelmalla? Mitä mukautettuja tunnisteita haluaisit luoda? Voit vapaasti kertoa meille lisää mieltymyksistäsi alla olevassa kommenttiosassa.