Allekirjoituksen lisääminen sähköpostiviestiin antaa siitä ripauksen ammattimaisuutta. Logon ja yhteystietojesi heittäminen lisää brändiä muuten ikävään kirjeenvaihtoon. Se antaa niille, jotka haluavat ottaa sinuun yhteyttä muilla tavoilla, mahdollisuuden tehdä niin. Allekirjoituksen luominen ja käyttäminen Microsoft Outlookissa on tarpeeksi yksinkertainen tehtävä. Voit jopa luoda useita henkilökohtaisia allekirjoituksia, joihin voit vaihtaa haluttaessa kohdeyleisösi mukaan.
Outlook kuitenkin liittää allekirjoituksen vain äskettäin lähetettyihin tai edelleenlähetettyihin sähköpostiviesteihin. Sähköpostit, jotka olet lähettänyt ennen allekirjoituksen luomista, puuttuvat edelleen. Jotta voit lisätä allekirjoituksen vanhoihin viesteihin, sinun on mentävä Outlookin asetuksiin ja muutettava joitain asioita.
Allekirjoituksesi voi sisältää tekstiä, kuvia, sähköisen käyntikorttisi, logon tai jopa kuvan käsinkirjoitetusta allekirjoituksestasi. Voit määrittää Outlookin niin, että allekirjoitukset lisätään automaattisesti kaikkiin lähteviin viesteihin, tai voit luoda allekirjoituksesi ja lisätä sen viesteihin tapauskohtaisesti.
Allekirjoituksen lisääminen Outlook-kirjeenvaihtoon
Sähköpostien viimeisteleminen allekirjoituksella riippuu tällä hetkellä käyttämästäsi Outlook-versiosta. Ohjelmiston vanhempia versioita (2007 – 2010) ja uudempia (2010+) käyttäville sekä Microsoft Office 365 -käyttäjille on olemassa prosessi.
Aloitetaan uusimmista versioista.
Outlook-versiot 2010+, mukaan lukien Outlook for 365
Voit luoda uuden allekirjoituksen Outlook-sähköpostillesi seuraavasti:
- Napsauta luodaksesi uuden sähköpostin.
- Klikkaa Allekirjoitus ja sitten Allekirjoitukset "Viesti"-välilehdeltä.
- Riippuen Outlook-ikkunan koosta ja siitä, oletko kirjoittamassa uutta sähköpostiviestiä, vastausta tai edelleenlähetystä, Viesti-välilehti ja Allekirjoitus painike voi olla kahdessa eri paikassa. Allekirjoitus-painikkeen mukana tulee kuitenkin yleensä Liitä tiedosto ja Liitä kohde Viesti-valikon Sisällytä-osiossa.
- Valitse Sähköpostin allekirjoitus -välilehdeltä "Valitse muokattava allekirjoitus" -ruudun alla Uusi ja lisää nimi uudelle allekirjoitukselle "Uusi allekirjoitus" -valintaikkunassa.
- Kirjoita allekirjoituksesi juuri "Muokkaa allekirjoitusta" -kohdan alapuolelle.
- Ikkuna tarjoaa mahdollisuuden muuttaa fontteja, kirjasinten värejä ja kokoja sekä tekstin tasausta.
- Voit lisätä linkkejä ja kuvia sähköpostin allekirjoitukseen, muuttaa fontteja ja värejä sekä tasata tekstiä käyttämällä "Muokkaa allekirjoitusta" -kohdassa olevaa minimuotoilupalkkia.
- Voit jopa luoda vahvemman allekirjoituksen luettelomerkeillä, taulukoilla tai reunuksilla käyttämällä Microsoft Wordia tekstin muotoiluun. Siirrä se sitten yksinkertaisella kopiolla ( Ctrl+C ) ja liitä ( Ctrl+V ) allekirjoituksesta "Muokkaa allekirjoitusta" -ruutuun.
- Voit myös lisätä allekirjoitukseesi sosiaalisen median kuvakkeita ja linkkejä, joita kosken myöhemmin.
- Kun allekirjoitus on haluamasi, aseta "Valitse oletusallekirjoitus" -kohdassa seuraavat asetukset:
- Valitse sähköpostitili, johon haluat liittää allekirjoituksesi, käyttämällä avattavaa Sähköpostitili-valikkoa. Sinulla voi olla eri allekirjoitukset jokaiselle Outlookissa käyttämällesi sähköpostitilille.
- Jos haluat, että allekirjoituksesi lisätään automaattisesti kaikkiin tuleviin viesteihin, napsauta avattavaa Uudet viestit -valikkoa ja valitse allekirjoitus. Jos et halua, että se asetetaan oletusarvoisesti automaattiseksi, valitse (ei mitään) . Tämä tekee siitä niin, että jokaisessa lähettämässäsi uudessa viestissä ei ole allekirjoitusta, mukaan lukien viestit, jotka on lähetetty ja joihin on vastattu.
- Jos haluat allekirjoituksen näkyvän viesteissäsi, joihin vastaat ja lähetät edelleen, napsauta avattavaa "Vastaukset/edelleen" -valikkoa ja valitse allekirjoitus. Tämä lisää allekirjoituksen automaattisesti aina, kun vastaat sähköpostiin tai välität sen. Jos et halua tätä sarjaa, valitse (ei mitään) sen sijaan.
- Nyt kun se on ohi, napsauta OK -painiketta palataksesi tallentaaksesi allekirjoituksesi ja palataksesi uuteen viestiisi.
- On tärkeää huomata, että nykyisessä viestissä, jossa loit allekirjoituksen, ei ole allekirjoitusta. Jostain syystä allekirjoitus näkyy vain seuraavissa viesteissä. Sinun on lisättävä allekirjoitus manuaalisesti, jos aiot käyttää sellaista.
Allekirjoituksen lisääminen manuaalisesti
Voit silti lisätä allekirjoituksen manuaalisesti uudelle viestille, jonka aloitit allekirjoituksen luomista varten.
Tehdä niin:
- Kun sähköpostiviestisi on auki, napsauta "Viesti"-välilehteä ja valitse Allekirjoitus .
- Tämä avaa pikavalikon, jossa näkyvät kaikki luomasi tallennetut allekirjoitukset. Valitse vaihtoehdoista haluamasi allekirjoitus napsauttamalla sitä. Se näkyy nyt nykyisessä viestissäsi.
Logon tai kuvan lisääminen allekirjoitukseen
Brändit vaativat yleensä logoja. Voit lisätä allekirjoitukseesi kuvan, kuten logon tai sosiaalisen median kuvakkeen:
- Avaa uusi sähköpostiviesti ja napsauta "Viesti"-välilehteä.
- Klikkaa Allekirjoitus ja sitten Allekirjoitukset .
- Valitse allekirjoitus, johon haluat lisätä logon tai kuvan, valitsemalla se "Valitse muokattava allekirjoitus" -ruudusta.
- Klikkaa Lisää kuva -kuvaketta, etsi lisättävä kuva PC-tiedostoistasi ja valitse sitten Lisää .
- Voit muuttaa kuvan tai logon kokoa napsauttamalla kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Kuva valikon vaihtoehdoista. Napsauta "Koko" -välilehteä ja käytä annettuja vaihtoehtoja muuttaaksesi kuvan kokoa määrityksiäsi vastaavaksi.
- Pidä "Lukitse kuvasuhde" -ruutu valittuna, jotta kuvan mittasuhteet säilyvät.
- Kun kuvan kokoa on muutettu ja se on valmis käytettäväksi, napsauta OK .
- Seuraa tätä napsauttamalla OK uudelleen tallentaaksesi kaikki allekirjoitukseesi tekemäsi muutokset.
Microsoft Outlook -versiot 2007–2010
Uuden allekirjoituksen luominen Microsoft Outlookin vanhemmalla versiolla:
- Valitse uuden viestin luominen.
- Napsauta "Viesti"-välilehteä ja valitse Allekirjoitus Sisällytä-osiosta.
- Napsauta Allekirjoitukset, kun se tulee näkyviin.
- Napsauta "Sähköpostin allekirjoitus" -välilehdellä Uusi .
- Kirjoita nimi allekirjoituksellesi ja napsauta sitten OK -painiketta.
- Kirjoita "Muokkaa allekirjoitusta" -kenttään teksti, jonka haluat sisällyttää allekirjoitukseesi.
- Voit muotoilla tekstiä korostamalla tekstin, jota haluat muokata, ja käyttämällä sitten tyyli- ja muotoilupainikkeita halutuille vaihtoehdoille.
- Lisää elementtejä, kuten kuvia, hyperlinkkejä ja sähköisiä käyntikortteja, napsauta kohtaa, jossa haluat elementin näkyvän, ja:
- e-käyntikortti - Klikkaa Käyntikortti -painiketta ja napsauta sitten jotakin "Filed As" -luettelon yhteystiedoista. Klikkaa OK -painiketta.
- Hyperlinkki - Klikkaa Hyperlinkki -kuvaketta ja kirjoita (tai liitä) URL-osoite, johon linkkisi yhdistää tekstin. Klikkaa OK -painiketta.
- Kuva/kuva – Napsauta kuvakuvaketta, etsi kuva, jonka haluat ladata allekirjoitukseesi, valitse se ja napsauta sitten OK -painiketta.
- Kun olet tehnyt muokkaukset, napsauta OK viimeistelläksesi allekirjoituksesi.
- Sähköpostiin, jonka olet tällä hetkellä avoinna allekirjoituksen luomista varten, allekirjoitusta ei lisätä automaattisesti. Sinun on tehtävä se manuaalisesti.
Allekirjoituksen lisääminen sähköpostiviesteihisi
Allekirjoituksia voidaan lisätä automaattisesti tai manuaalisesti kaikkiin lähteviin viesteihin, vastauksiin ja edelleenlähetyksiin. Vain yhtä allekirjoitusta voidaan käyttää lähetettävää sähköpostiviestiä kohden, joten jos valitset yhden automaattisesti, olisi parasta, jos allekirjoitus olisi suunnattu laajemmalle yleisölle.
Allekirjoituksen lisääminen sähköpostiviestiin automaattisesti:
- Luo uusi sähköposti.
- Siirry "Viesti" -välilehteen ja napsauta Allekirjoitus, joka sijaitsee Sisällytä-osiossa.
- Napsauta Allekirjoitukset, kun se tulee näkyviin.
- Etsi "Valitse oletusallekirjoitus", napsauta avattavaa "Sähköpostitililuettelo" -valikkoa ja valitse sähköpostitili, johon haluat liittää allekirjoituksen.
- Valitse allekirjoitus, jonka haluat sisällyttää valitsemalla yksi "Uudet viestit" -luettelosta.
- Jos haluat lisätä allekirjoituksen edelleenlähetyksiin ja vastauksiin, valitse allekirjoitus avattavasta Vastaukset/edelleen-luettelosta. Klikkaus (ei mitään) jos et halua allekirjoitusta, lähetä vastauksesi ja lähetä sähköpostiviestit eteenpäin.
- Klikkaus OK tallentaaksesi allekirjoitusasetukset.
Allekirjoituksen lisääminen sähköpostiviestiin manuaalisesti:
- Luo uusi sähköpostiviesti.
- Napsauta "Viesti"-välilehteä.
- Klikkaa Allekirjoitus , löytyy "Sisällytä"-osiosta.
- Valitse allekirjoitus, jonka haluat lisätä napsauttamalla sitä suoraan.
Allekirjoitus näkyy nyt lähtevässä viestissäsi. Jos valitsit väärin tai haluat vain poistaa lisäämäsi allekirjoituksen, korosta allekirjoitus viestissä ja napsauta Poistaa (tai Askelpalautin ) näppäimistölläsi.
Microsoft Office 365 -tilin käyttäminen Outlook.comin kanssa
Niiden, jotka käyttävät Outlookin verkkoversiota Microsoft Office 365 -tilillä, sinun on luotava allekirjoitus molemmissa tuotteissa.
Sähköpostin allekirjoitusten luominen ja käyttäminen Outlookin verkkoversiossa:
- Kirjaudu sisään Outlook.com-tilillesi ja avaa tili asetukset napsauttamalla Hammaspyörä -kuvake sivun yläosassa.
- Klikkaa Mail , sitten Kirjoita ja vastaa .
- Kirjoita allekirjoituksesi Sähköpostin allekirjoitus -alueelle.
- Voit muuttaa allekirjoituksesi ulkoasua haluamallasi tavalla tarjottujen muotoiluvaihtoehtojen avulla.
- Sinulla voi olla vain yksi allekirjoitus tiliä kohden.
- Jos haluat, että allekirjoitus näkyy automaattisesti oletusarvoisesti kaikissa tulevissa viesteissä, laita valintamerkki "Sisällytä allekirjoitukseni automaattisesti uusiin luomiini viesteihin" -ruutuun. Tämän ansiosta allekirjoituksesi näkyy kaikkien tulevien sähköpostien alareunassa.
- Edelleenlähetykset ja vastaukset tarvitsevat valintamerkin Sisällytä allekirjoitukseni automaattisesti viesteihin, jotka lähetän edelleen tai joihin vastaan.
- Jos et valitse kumpaakaan näistä vaihtoehdoista, sinun on jatkossa lisättävä allekirjoituksesi manuaalisesti jokaiseen kirjoittamaasi sähköpostiviestiin.
- Kun olet tehnyt muokkaukset, napsauta Tallentaa .
Allekirjoituksen lisääminen manuaalisesti:
- Valitse postilaatikossasi Uusi viesti.
- Kirjoita viestisi kokonaan ja napsauta kolmoispistekuvaketta.
- Valitse täältä Lisää allekirjoitus .
- Kun viestisi on valmis lähtemään, napsauta Lähettää -painiketta.