Asana on yksi käytetyimmistä yhteistyötyökaluista maailmassa. Miljoonien asiakkaiden ansiosta se sopii erinomaisesti jokaiselle tuottavuuden harrastajalle. Lisäksi siinä on tarpeeksi joustavuutta ja työkaluja toimimaan hyvin pienissä projekteissa ja tehtävissä sekä isoissa yritysprojekteissa. Asana-tiimi kehittää ja julkaisee uusia ominaisuuksia joka vuosi tarjotakseen käyttäjille hyödyllisiä projektinhallintaominaisuuksia, kuten aikajana ja luettelonäkymä.
Tässä artikkelissa kerromme kaiken, mitä sinun tulee tietää tagien käyttämisestä Asanassa. Kuvaamme myös, kuinka voit lisätä kommentteja, hallita toistuvia tehtäviä ja tarkastella kaikkia tunnisteita varmistaaksesi, että projektisi käsitellään ajoissa.
Tunnisteiden lisääminen Asanaan
Tunnisteet ovat hyödyllinen työkalu, joka antaa ylimääräisen hallinnan mille tahansa projektille tai tehtävälle. Voit käyttää niitä seurataksesi projektisi edistymistä tai luokitella ne vastaavasti. Lisäksi näet jokaisen projektin kaikki tunnisteet, ja kun napsautat tunnistetta, näet kaikki siihen liittyvät tehtävät.
Näin voit lisätä tunnisteen mihin tahansa Asana-tehtävään:
- Avaa Asana.
- Siirry projektiin, jonka parissa työskentelet.
- Napsauta kolmen pisteen kuvaketta oikeassa yläkulmassa.
- Napsauta "Lisää tunnisteita".
Jos sinulla on kiire ja etsit tiettyjä tehtäviä, paina "Sarkain + T" -pikanäppäintä, niin näet välittömästi kaikki projektiisi liittyvät tunnisteet ja löydät kaikki oikeat tiedot. Toinen hieno ominaisuus on, että voit lisätä väriä tunnisteisiin ja tunnistaa ne entistä nopeammin. Voit käyttää vihreää hyväksytylle asialle tai punaista, jos ilmenee viive tai odottamaton ongelma.
Kuinka tarkastella kaikkia tunnisteita Asanassa
Tällä hetkellä ei ole mahdollista käyttää kaikkia tagejasi Asanassa. Voit kuitenkin nähdä eniten käytetyt tunnisteet sivupalkissa ja etsiä tarvitsemiasi tai äskettäin käyttämiäsi tunnisteita. Jos organisaatiossasi on yli sata tunnistetta, on luultavasti parempi käyttää API- tai API Exploreria niiden etsimiseen. Se vie vähän aikaasi, koska tämä ei ole vaivaton prosessi, mutta lopulta näet kaikki tunnisteet.
Tässä on joitain asioita, joita voit tehdä:
- Kun napsautat tunnistetta, näet kaikki kyseisellä tunnisteella merkityt tehtävät.
- Voit muuttaa tunnisteen väriä ja nimetä sen uudelleen tarvittaessa.
- Kun alat kirjoittaa tunnisteen nimeä, näet monet niistä suosituksena.
Toistuvan tehtävän lisääminen Asanaan
Jokaisella tiimillä on oltava toistuvia tehtäviä, koska ne ovat paras tapa muistuttaa kaikkia, mitä on tehtävä. Asanassa toistuvat tehtävät kopioivat itsensä uudeksi tehtäväksi, jolla on eri määräpäivä joka kerta, kun lopetat edellisen. Muista, että jos päätät asettaa suuren tehtävän toistettavaksi, älä tee sitä niin, että siihen on liitetty pieniä alitehtäviä, sillä ne alkavat kopioida ja niitä on liian monta kalenterissasi.
Näin voit muuttaa minkä tahansa tehtävän toistuvaksi:
- Avaa tehtävä Asanassa.
- Napauta Eräpäivä-osiota.
- Kalenterin alla näkyy "Aseta toistovaihtoehto".
- Napsauta sitä ja napsauta "Valmis".
Voit myös säätää, kuinka usein haluat toistuvan tehtäväsi näkyvän, toistetaanko se viikoittain, kuukausittain vai tietyn välin. Kaikki nämä vaihtoehdot sijaitsevat Eräpäivä-osiossa, jotta voit määrittää kellonajan ja päivämäärän jokaiselle toistuvalle tehtävälle.
Kun haluat, että tehtäväsi toistetaan viikon aikana, sinun on valittava "Viikoittain" -vaihtoehto ja valittava päivät. Jos tarvitset tehtävän toistuvan neljännesvuosittain, aseta se toistamaan "Kuukausittainen" ja toista se kolmen kuukauden välein. Jos se on tehtävä, joka sinun on tehtävä kahdesti vuodessa, käytä "Kuukausittaista" -vaihtoehtoa ja valitse kuuden kuukauden toistuvuus. Kun haluat poistaa tehtävän, valitse "Ei koskaan" toisto-osiossa, jolloin tehtävä lakkaa toistamasta.
Kuinka lisätä uusi tunniste Asanaan
Tunnisteet ovat välttämättömiä jokaisessa Asana-projektissa tai aktiivisessa tehtävässä. Ne merkitsevät tehtävät ja antavat kaikkien seurata edistymistään. Jokaisen tunnisteen kaksi pääelementtiä ovat avainsana ja väri.
Avainsanan avulla voit luokitella kaikki tehtäväsi ja antaa sinulle hakusanoja, joita voit kirjoittaa aina, kun haluat löytää tiettyjä tehtäviä. Mitä tulee väreihin, se voi toimia visuaalisena hakuelementtinä. Tunnisteiden käyttö on helppoa, kun tiimisi on jo luonut ne. Kuitenkin, kun sinun on aloitettava tyhjästä, silloin asiat voivat muuttua hieman monimutkaisemmiksi, koska sinun on luotava täydellinen järjestelmä.
Näin luot uuden tunnisteen:
- Avaa tehtävä tai projekti.
- Näet olemassa olevan tagin vieressä +-merkin.
- Kirjoita uuden tunnisteen nimi.
- Napauta sitä, ja avattavan valikon alareunassa näet "Luo tunniste kohteelle (kirjoitettu tunnisteen nimi)".
Aina kun alat kirjoittaa uutta tunnistetta, huomaat, että saat kaikki samanlaiset tunnisteiden nimet. Tällä tavalla sinun ei tarvitse viettää paljon aikaa tietyn paikan määrittämiseen. Jos loit uuden tunnisteen ja huomasit, että siinä on kirjoitusvirhe, voit nopeasti poistaa sen ja luoda korjatun. Voit poistaa tunnisteen seuraavasti:
- Avaa tehtäväsi Asanassa.
- Napauta projektin nimen vieressä olevaa nuolikuvaketta.
- Napauta "Poista tunniste".
Kun poistat tunnisteen, kaikki tunnisteen seuraajat saavat sähköpostin, jossa heille ilmoitetaan poistamisesta. Jos poistit vahingossa tunnisteen tunnistetunnuksella, voit palauttaa sen ottamalla yhteyttä Asana-tiimiin. Avattavasta valikosta voit myös jakaa tunnisteen URL-osoitteen, synkronoida sen kalenteriisi ja lisätä väriä varmistaaksesi, että kaikki huomaavat sen heti, kun he avaavat käsillä olevan tehtävän.
Kuinka lisätä kommentteja Asanaan
Yksi Asanan esittelemistä uusista ominaisuuksista on kommentit. He voivat tarjota lisätietoa tehtävästä samalla, kun yhteistyökumppanit voivat esittää kysymyksiä ja nähdä kaikkien reaktiot. Lisäksi tämä viestintämenetelmä antaa kaikille mahdollisuuden saada välittömiä vastauksia.
Jos haluat lisätä kommentin, vie osoitin kommenttikenttään ja kirjoita se. Kun olet valmis, napsauta "Kommentoi", niin kaikki näkevät sen.
Jos kirjoitat kommenttisi ja unohdat lähettää sen, siitä tulee automaattisesti luonnos, jotta voit käyttää sitä toisella kertaa. Voit myös käyttää komentoa "Sarkain + C" aloittaaksesi kommentin kirjoittamisen nopeasti.
Tagin nimeäminen uudelleen Asanassa
Kun käytät useita tunnisteita, kaikkien tiimin jäsenten on oltava samalla sivulla nimeäessään niitä. Tästä syystä saatat joutua nimeämään joitain niistä uudelleen muutaman kerran, kunnes näet, mikä toimii parhaiten tiimeillesi. Jos sinun on jostain syystä nimettävä uusi tunniste uudelleen, sinun on tehtävä seuraavat:
- Avaa Asana.
- Siirry tehtävään ja napsauta tunnistekuvaketta.
- Napsauta projektin nimen vieressä olevaa nuolta.
- Valitse avattavasta valikosta Nimeä tunniste uudelleen.
Yritä välttää päällekkäisten tunnisteiden luomista, koska jokaisella tiimillä on ainutlaatuinen tapa käyttää tunnisteita ja nimetä ne. Joskus huomaat, että tunnisteilla on samanlaiset nimet, mutta ne käyttävät eri värejä, minkä vuoksi sinun on varmistettava, että et nimeä uudelleen täysin toimivaa otsikkoa.
Muita usein kysyttyjä kysymyksiä
Mikä on paras tapa käyttää tunnisteita Asanassa?
Asanassa on monia tapoja käyttää tunnisteita. Yksi parhaista monille käyttäjille on työkalenterin järjestäminen. Tällä tavalla voit käyttää tunnisteita seurataksesi jokaista tehtävää viikon tai kuukauden ajan. Ja seuraamalla värejä näet, mitä projektille tapahtuu. Se on loistava tapa työskennellä minkä tahansa sisällönhallinnan kanssa, ja se todistaa hyödyllisyytensä projekteissa, joissa on paljon pieniä tehtäviä.
Toinen hieno tapa käyttää tunnisteita Asanassa on tunnistaa prioriteetit ja suoritteet. Ilman yksityiskohtaista luokittelua kaikki tehtävät näyttävät yhtä tärkeiltä, ja tärkeillä ei ole etusijaa. Tunnisteiden avulla voit liittää jokaisen tehtävän sen tärkeimpiin suoritteisiin, jotta koko tiimi tietää, mikä on kiireellistä ja mikä ei.
Jokaisella tuoteruuhkaa käsittelevällä tiimillä on oltava järjestelmä, jossa jokaisella raportilla, pyynnöllä tai tehtävällä on tietty värillinen tunniste. Ilman sitä projekteista voi nopeasti tulla sotkuisia ja asioiden selvittämiseen kuluu paljon aikaa.
Ovatko tunnisteet ja mukautetut kentät samat?
Ei, koska niitä käytetään eri tarkoituksiin projektin tai tehtävän sisällä. Tunnisteet on tarkoitettu toimintojen merkitsemiseen ja ryhmittelyyn projektin tärkeyden tai osan mukaan.
Mukautettuja kenttiä käytetään, kun tietoja on jaettava saman projektin parissa työskentelevien ihmisten kesken tai kun sinun on seurattava yksittäisiä tietoja useissa projekteissa.
Merkitse, ja siinä se!
Asana on hyödyllinen tuottavuudenhallintasovellus, joka on kehittänyt useita työkaluja parantaakseen tiimityöskentelyä. Tunnisteiden ja kommenttien avulla voit varmistaa, että kaikki tekevät parhaansa saadakseen tuotteesi menestymään, kun sinä vielä hallitset. Siellä tunnisteet osoittautuvat hyödyllisimmiksi.
Nyt kun tiedät enemmän tunnisteiden toiminnasta ja niiden lisäämisestä projekteihisi, voit käyttää Asanaa täysillä. Millaisia kokemuksia sinulla on tagien käytöstä? Oletko koskaan luonut uutta?
Kerro meille lisää alla olevissa kommenteissa.