SharePoint Online on suosittu yhteistyöalusta, jota käyttää yli 200 miljoonaa käyttäjää. Sen tarkoitus on ensisijaisesti hallita digitoituja asiakirjoja. SharePoint-ryhmän ominaisuus tarjoaa järjestelmänvalvojille pikakuvakkeen, jonka avulla useille käyttäjille voidaan myöntää samat käyttöoikeustasot sisällölle ja sivustoille. Jos haluat tietää, miten lisäät käyttäjiä SharePoint-ryhmään, olemme hahmotellut tämän artikkelin vaiheet.
Keskustelemme myös ulkopuolisten jäsenten lisäämisestä ryhmään, vianmäärityksestä – jos ulkopuolisten jäsenten lisäämisessä on ongelmia. Lisäksi käsittelemme joitain muita ryhmänhallintavinkkejä SharePoint Onlinen käyttämiseen Windowsin ja macOS:n kautta.
Kuinka lisätä ryhmän jäseniä SharePointiin?
Seuraavat vaiheet vaativat ryhmän luonti- ja hallintaoikeudet. Jäsenten lisääminen ryhmään Windows 10:llä:
- Käynnistä SharePoint Online ja siirry sitten projektiisi tai sivustoosi.
- Napsauta "Jaa".
- Vaihtoehtoisesti, jos "Jäsenet" -vaihtoehto on näkyvissä, valitse se ja sitten "Lisää jäseniä".
- Kirjoita ryhmään lisättävien käyttäjien nimet tai sähköpostiosoitteet Anna nimet, sähköpostiosoitteet tai kaikki -tekstikenttään.
- Nimet näkyvät alla olevaan vahvistusruutuun; napsauta käyttäjää lisätäksesi laatikkoon.
- Toista vaiheet 3 ja 4, kunnes kaikki käyttäjät, jotka haluat lisätä, on lisätty.
- Jos haluat liittää kutsuun huomautuksen, valitse "Liitä tähän kutsuun henkilökohtainen viesti".
- Valitse sitten "Jaa".
Jäsenten lisääminen ryhmään macOS:n avulla:
- Käynnistä SharePoint Online ja siirry sitten projektiisi tai sivustoosi.
- Napsauta "Jaa".
- Vaihtoehtoisesti, jos "Jäsenet" -vaihtoehto on näkyvissä, valitse se ja sitten "Lisää jäseniä".
- Kirjoita ryhmään lisättävien käyttäjien nimet tai sähköpostiosoitteet Anna nimet, sähköpostiosoitteet tai Kaikki -tekstikenttään.
- Nimet näkyvät alla olevaan vahvistusruutuun; napsauta käyttäjää lisätäksesi laatikkoon.
- Toista vaiheet 3 ja 4, kunnes kaikki käyttäjät, jotka haluat lisätä, on lisätty.
- Jos haluat liittää kutsuun huomautuksen, valitse "Liitä tähän kutsuun henkilökohtainen viesti".
- Valitse sitten "Jaa".
Kuinka poistaa ryhmän jäseniä SharePointissa?
Ryhmän jäsenten poistaminen Windows 10:n kautta:
- Käynnistä SharePoint Online ja siirry sitten projektiisi tai sivustoosi.
- Valitse "Asetukset" > "Sivuston asetukset".
- Valitse "Sivuston tiedot" -vaihtoehto, jos se on käytettävissä "Sivuston asetukset" -vaihtoehdon sijaan.
- Napsauta "Näytä kaikki sivuston asetukset".
- Valitse "Sivustoasetukset"-sivun "Käyttäjät ja käyttöoikeudet" -kohdasta "Ihmiset ja ryhmät".
- Napsauta Quick Launch -kohdassa sen ryhmän nimeä, josta haluat poistaa käyttäjät.
- Valitse niiden jäsenten valintaruudut, jotka haluat poistaa.
- Napsauta sitten "Toiminnot" > "Poista käyttäjät ryhmästä".
- Vahvista sitten "OK".
Ryhmän jäsenten poistaminen macOS:n kautta:
- Käynnistä SharePoint Online ja siirry sitten projektiisi tai sivustoosi.
- Valitse "Asetukset" > "Sivuston asetukset".
- Valitse "Sivuston tiedot" -vaihtoehto, jos se on käytettävissä "Sivuston asetukset" -vaihtoehdon sijaan.
- Napsauta "Näytä kaikki sivuston asetukset".
- Valitse "Sivustoasetukset"-sivun "Käyttäjät ja käyttöoikeudet" -kohdasta "Ihmiset ja ryhmät".
- Napsauta Quick Launch -kohdassa sen ryhmän nimeä, josta haluat poistaa käyttäjät.
- Valitse niiden jäsenten valintaruudut, jotka haluat poistaa.
- Napsauta sitten "Toiminnot" > "Poista käyttäjät ryhmästä".
- Vahvista sitten "OK".
Kuinka muuttaa ryhmän käyttöoikeuksia SharePointissa?
Ryhmän käyttöoikeuksien muuttaminen Windows 10:n kautta:
- Käynnistä SharePoint Online ja siirry sitten projektiisi tai sivustoosi.
- Valitse "Asetukset" > "Sivuston asetukset".
- Valitse "Sivuston tiedot", jos se on saatavilla, "Sivuston asetukset" sijaan.
- Napsauta "Näytä kaikki sivuston asetukset".
- Valitse "Sivuston asetukset" -sivun "Käyttäjät ja käyttöoikeudet" -kohdasta "Sivuston käyttöoikeudet".
- Valitse sen ryhmän valintaruutu, jonka lupaa haluat muuttaa.
- Valitse "Luvat"-välilehdeltä "Muokkaa käyttäjän käyttöoikeuksia".
- Valitse uuden käyttöoikeustason tarvittavat valintaruudut.
Ryhmän käyttöoikeuksien muuttaminen macOS:n kautta:
- Käynnistä SharePoint Online ja siirry sitten projektiisi tai sivustoosi.
- Valitse "Asetukset" > "Sivuston asetukset".
- Valitse "Sivuston tiedot", jos se on saatavilla, "Sivuston asetukset" sijaan.
- Napsauta "Näytä kaikki sivuston asetukset".
- Valitse "Sivuston asetukset" -sivun "Käyttäjät ja käyttöoikeudet" -kohdasta "Sivuston käyttöoikeudet".
- Valitse sen ryhmän valintaruutu, jonka lupaa haluat muuttaa.
- Valitse "Luvat"-välilehdeltä "Muokkaa käyttäjän käyttöoikeuksia".
- Valitse uuden käyttöoikeustason tarvittavat valintaruudut.
Muita usein kysyttyjä kysymyksiä
Kuinka luon ryhmän SharePointiin?
SharePoint-ryhmän luominen työpöydän kautta:
1. Käynnistä SharePoint Online ja siirry sitten projektiisi tai sivustoosi.
2. Valitse "Asetukset" > "Sivuston käyttöoikeudet".
3. Valitse "Lisäkäyttöoikeudet".
4. Valitse "Luo ryhmä" "Käyttöoikeudet"-välilehdeltä.
5. Kirjoita "Nimi"- ja "Tietoja minusta" -tekstikenttiin SharePoint-ryhmän nimi ja kuvaus.
6. Ilmoita tämän suojausryhmän yksi omistaja "Omistaja"-tekstikenttään.
7. Määritä "Ryhmäasetukset"-osiossa, kuka voi tarkastella ja muokata ryhmän jäsentietoja.
8. Valitse "Jäsenyyspyynnöt"-kohdasta asetukset ryhmään poistumis- tai liittymispyyntöille; voit määrittää sähköpostiosoitteen pyyntöjä varten.
9. Valitse käyttöoikeustaso "Anna ryhmäkäyttöoikeudet tälle sivustolle" -osiossa.
10. Valitse sitten "Luo".
Kuinka voin poistaa SharePoint-ryhmän?
1. Käynnistä SharePoint Online ja siirry sitten projektiisi tai sivustoosi.
2. Valitse "Asetukset" -rataskuvake ja sitten "Sivustoasetukset". Valitse "Sivuston tiedot", jos "Sivuston asetukset" ei näy.
3. Valitse sitten "Näytä kaikki sivuston asetukset". Joillakin sivuilla sinun on ehkä valittava "Sivuston sisältö" > "Sivuston asetukset".
4. Valitse "Käyttäjät ja käyttöoikeudet" -kohdasta "Ihmiset ja ryhmät".
5. Valitse nyt poistettavan SharePoint-ryhmän nimi.
6. Valitse "Asetukset" > "Ryhmäasetukset".
7. Vieritä sivun alaosaan ja valitse "Poista".
8. Sen jälkeen "OK" vahvistusikkunassa.
Kuinka voin lisätä ulkoisia jäseniä SharePoint-ryhmään?
1. Käynnistä SharePoint Online ja siirry sitten projektiisi tai sivustoosi.
2. Napsauta "Jaa" -painiketta oikeassa yläkulmassa.
3. Kirjoita ponnahdusikkunassa "Kutsu ihmisiä" -oletusvälilehden kautta niiden käyttäjien nimet tai sähköpostiosoitteet, jotka haluat lisätä ryhmään; varmista, että "Lähetä sähköpostikutsu" -valintaruutu on käytössä.
4. Varmistaaksesi, että ulkoisilla jäsenilläsi ei ole täydellisiä käyttöoikeuksia, tarkista, mikä ryhmä ja käyttöoikeustasot on myönnetty. Oletusarvoisesti SharePoint asettaa "Jäsenet"-ryhmän "Avustus"-oikeuksin.
5. Kun olet valmis, paina "Jaa" -painiketta.
Miksi en voi lisätä jäseniä ryhmään SharePointissa?
Jos saat virheilmoituksia, kun yrität lisätä ulkoisia käyttäjiä ryhmään tai käyttäjän käyttöoikeudet eivät toimi odotetulla tavalla, kokeile seuraavaa:
Kokeile tyhjentää verkkoselaimen välimuisti
Huonoja tietoja tallentava selaimen välimuisti voi olla ristiriidassa SharePoint Onlinen kanssa ja aiheuttaa virheitä. Tyhjennä Chromen verkkoselaimen välimuisti seuraavasti:
1. Käynnistä Chrome ja napsauta kolmen pisteen valikkokuvaketta ja sitten "Asetukset".
2. Kirjoita "Cache" hakupalkkiin.
3. Valitse "Poista selaustiedot".
4. Ota perusvälilehdeltä käyttöön "Välimuistissa olevat kuvat ja tiedostot" sekä "Evästeet ja muut sivustotiedot".
5. Valitse sitten "Tyhjennä tiedot" -painike.
Yritä sallia ulkoisen sisältötyypin käyttö kaikille/kaikille käyttäjille
Jos haluat sallia ulkoisten sisältötyyppien pääsyn kaikille tai kaikille käyttäjille, toimi seuraavasti:
1. Käynnistä SharePoint Online ja siirry SharePoint-hallintakeskukseen.
2. Valitse "suojattu kauppa".
3. Napsauta Kohdesovellustunnusta ja sitten Muokkaa.
4. Sisällytä "Jäsenet"-osiossa "Kaikki"-ryhmä ja vieritä sivua alaspäin ja napsauta "OK".
5. Siirry takaisin "SharePoint-hallintakeskukseen" ja napsauta "bcs".
6. Valitse bcs-asetuksista Manage BDC-malleja ja ulkoisia sisältötyyppejä.
· Varmista, että "Näytä"-asetuksena on "Ulkoiset sisältötyypit".
7. Napsauta ulkoiselle sisällölle käytettyä "BDC-mallia" ja sitten "Aseta metatietosäilön käyttöoikeudet".
8. Sisällytä "Aseta metatietokaupan käyttöoikeudet" -valintaikkunassa lupien kohdalle "Kaikki" ja paina sitten "Lisää".
9. Napsauta "Kaikki" -ryhmää "Metadata Storen" luetteloiduista olemassa olevista tileistä. Varmista, että "Suorita" -vaihtoehto on käytössä.
10. Ota seuraavat toiminnot käyttöön vierittämällä valintaikkunaa alaspäin:
· "Levitä käyttöoikeudet kaikkiin BDC-malleihin"
· "Ulkoiset järjestelmät ja ulkoiset sisältötyypit BDC-metatietosäilössä"
11. Paina nyt "OK".
Varmista, että ulkoinen jakaminen on käytössä
Ulkoinen jakaminen on ehkä poistettu käytöstä SharePointissa, Sitessa ja Office 365:ssä. Yritä ottaa se uudelleen käyttöön ongelman ratkaisemiseksi:
1. Käynnistä "Microsoft Online Administration Center".
2. Napsauta "SharePoint Online" -kohdan alla olevaa "Hallinnoi"-linkkiä.
3. Valitse "Hallintakeskus-ikkunan" vasemmasta ruudusta "Hallinnoi sivustokokoelmia".
4. Valitse "Asetukset" "Hallintakeskuksen hallintapaneelista" ja napsauta sitten "Manage External Users" valikosta.
5. Napsauta "Salli"-painiketta ja sitten "Tallenna" tallentaaksesi muutokset.
SharePoint-ryhmän käyttöoikeuksien myöntäminen samanaikaisesti
SharePoint-ryhmät tarjoavat nopean ja tehokkaan tavan antaa useille ihmisille pääsyn sisältöön ja sivustoihin. Ryhmän jäsenet voivat olla organisaation sisäisiä tai ulkoisia. SharePoint Online on integroitu Microsoft Office -ohjelmistoon, ja se on ollut yksi suosituimmista yhteistyöalustoista vuodesta 2001 lähtien.
Nyt kun olemme näyttäneet sinulle, kuinka voit lisätä jäseniä SharePoint-ryhmiin ja joitain ryhmänhallintavinkkejä, haluaisimme tietää, pystyivätkö ryhmän jäsenet käyttämään oikeuksiaan odotetulla tavalla? Onko sinulla ollut ongelmia – jos oli, miten ratkaisit ne? Kerro meille mielipiteesi SharePoint Onlinesta yleisesti alla olevassa kommenttiosiossa.